So sánh G Suite và Office 365, giải pháp nào phù hợp với bạn?

So sánh G Suite và Office 365, giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm nhưng chưa có câu trả lời chi tiết. Thông tin về từng giải pháp được Google và Microsoft công bố rất chi tiết nhưng nó quá nhiều và không theo cùng một cách tiếp cận để chúng ta có thể hình dung và so sánh được. Tác giả bài viết này may mắn được tiếp cận đồng thời cả hai giải pháp G Suite và Office 365 ở cả phương diện quản trị viên và người dùng cuối nên đưa ra ý kiến phân tích của mình để bạn đọc tham khảo. Trong bài viết tác giả cũng có tham khảo ý kiến từ một số bài phân tích trước đó của các tác giả nước ngoài được công khai để nội dung thêm khách quan và sâu sắc hơn.

G Suite và Office 365 đều được Google và Microsoft phân chia thành nhiều gói khác nhau có các tính năng khác nhau, vì vậy để có cơ sở so sánh, chúng tôi đã cố gắng tìm ra cặp phiên bản tương đồng nhất để đặt lên bàn cân là:

G Suite Basic so với Office 365 Business Essentials

Nếu bạn đọc thấy nội dung này là có ích, hãy ủng hộ tác giả bằng cách chia sẽ tới cộng đồng nhiều hơn nữa.

1- G Suite và Office 365 là gì và nó giải quyết vấn đề gì?

G Suite là bộ công cụ điện toán đám mây do Google phát triển và cung cấp, trong khi Office 365 là bộ công cụ điện toán đám mây do Microsoft phát triển và cung cấp. Cả hai giải pháp này đều tập trung giải quyết chung một số vấn đề là cung cấp các công cụ kinh doanh cho doanh nghiệp bao gồm Email, lưu trữ dữ liệu, chia sẽ, cộng tác và công cụ văn phòng.

2 – Tính năng chung

G Suite Basic bao gồm: Gmail, Drive, Lịch, Hangouts Chat, Meet, Sites, Groups, Docs (Tài liệu, Bảng tính, Trình chiếu), Google+,  và Admin.

Office 365 Business Essentials bao gồm: Email Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, Teams, Office Online (Word, Excell, PowerPoint) và Admin;

Chúng ta thấy cả Google và Microsoft đều có các ứng dụng khá tương đồng nhau được tích hợp cho sản phẩm của họ. Cả hai đều đáp ứng được các nhu cầu cơ bản gồm: Email, Lưu trữ, Chia sẽ, tương tác, cuộc họp Video, trình soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu và trang quản lý dành cho quản trị viên. Mặc dù Office 365 có một số ứng dụng bổ sung mà G Suite không có, nhưng các tính năng bổ sung ít phổ biến hoặc không quan trọng, Về tính năng tổng thể, theo kinh nghiệm sử dụng của tôi, cả G Suite và Office 365 đều đạt điểm ngang nhau và cùng nhận 9/10 điểm

Nhận xét

G Suite: 9/10 điểm

Office 365: 9/10 điểm

3 – Tính năng Email

G Suite sử dụng Gmail trong khi Office 365 sử dụng Email Exchange. Chúng ta cùng so sánh các khía cạnh sau đây:

  1. Mức độ phổ biến và sự quen thuộc với người dùng cá nhân: Gmail 10/10 ;  Exchange 7/10
  2. Mức độ phổ biến và sự quen thuộc với người dùng cuối là doanh nghiệp: Gmail: 7/10, Exchange 8/10
  3. Giao diện và thiết kế: Gmail: 9/10; Exchange: 10/10
  4. Dễ sử dụng: Gmail 10/10; Exchange 9/10
  5. Tốc độ: Gmail: 10/10 ; Exchange 10/10
  6. Sự ổn định: Gmail 10/10; Exchange 10/10
  7. Lọc thư rác: Gmail: 10/10; Exchange 9/10
  8. Duyệt email đa thiết bị: Gmail: 10/10; Exchange 8/10
  9. Năng lực bảo mật: Gmail: 10/10 ;  Exchange: 10/10
  10. Tương thích với Mirosoft Outlook từ bộ Office: Gmail: 8/10; Exchage: 10/10
  11. Khả năng phân loại email và làm sạch hộp thư đến: Gmail: 9/10 ;  Exchage 9/10
  12. Khả năng thiết lập chính sách thư và kiểm soát của quản trị viên: Gmail: 10/10; Exchange: 10/10
  13. Dung lượng lưu trữ hộp thư đến: (Gmail 30G; Exchange: 50G): Gmail: 7/10;  Exchange 9/10
  14. Khả năng đính kèm  tập tin tối đa: Gmail: 7/10 ; Exchage: 9/10

Nhận xét chung: Về tính năng Email, G Suite đạt tổng cộng 129 điểm trong khi Exchage đạt 128 điểm. Chúng ta thấy Gmail từ G Suite ngang ngữa với Exchange từ Office 365. Tùy theo nhu cầu và thói quen của mỗi người, chúng ta có thể lựa chọn cho Gmail và Exchagne.

4 – Tính năng lưu trữ và chia sẽ dữ liệu:

Với G Suite có Drive trong khi Office 365 có OneDrive

  1. Dung lượng lưu trữ tối đa: (Drive: 30G; OneDrive: 1TB): Drive 6/10; OneDrive: 10/10
  2. Khả năng chia sẽ và phân quyền: Drive: 9/10; OneDrive: 9/10
  3. Khả năng đồng bộ hóa với thiết bị: Drive 10/10; OneDrive 6/10
  4. Khả năng đọc, xem, chỉnh sửa với các File phổ biến: Drive: 7/10; OneDrive: 9/10
  5. Tốc độ hoạt động: Drive 9/10; OneDrive: 8/10
  6. Quyền kiểm soát dữ liệu của quản trị viên: Dirve 9/10; OneDrive 9/10
  7. Năng lực khôi phục dữ liệu bị xóa: Drive: 8/10, OneDrive 7/10

Về tổng thể, với tính năng lưu trữ và chia sẽ dữ liệu, Drive từ G Suite đạt 61 điểm trong khi OneDrive đạt 59 điểm. G Suite dành một chiến thắng sát sao so với Office 365 ở phương diện này. Tuy nhiên, nếu ai tập trung vào khả năng lưu trữ lớn. Office 365 sẽ là một lựa chọn tốt và Office 365 sẽ đạt một chiến thắng rõ ràng trước G Suite vì OneDrive cho phép lưu trữ tới 1 TB dung lượng. Trong khi ai qua tâm tới năng lực chia sẽ và khả năng kiểm soát, có thể chọn G Suite. Trong thực tế sử dụng thì Drive từ G Suite rất mạnh về khả năng đồng bộ hóa theo thời gian thực với tính năng DriveFileStream; trong khi OneDrive rất mạnh với năng lực lưu trữ lớn.

5 – Tính năng làm việc nhóm và cộng tác

Chúng ta muốn so sánh giữa Docs của G Suite và Office Online của Office 365.

  1. Khả năng làm việc nhóm theo thời gian thực: Docs: 9/10 ; Office Online: 9/10
  2. Tính quen thuộc và sự phổ biến với người dùng: Docs: 6/10; Office Online: 10/10
  3. Tốc độ và sự ổn định: Docs: 9/10; Office Online: 8/10
  4. Dễ sử dụng và dễ điều khiển, định dạng: Docs: 6/10 Office Online: 8/10
  5. Đọc các File phổ biến: Docs: 7/10; Office Online: 9/10

Ở tính năng này, rõ ràng Office 365 đã dành chiến thắng thuyết phục trước G Suite nhờ vào bộ Office Online vốn là phiên bản thu gọn của Office đã quá phổ biến trên thế giới. Phần thắng thuộc về Offie 365.

6 – Khả năng quản lý của quản trị viên

  1. Khả năng thiết lập chính sách bảo mật, chính sách sử dụng dịch vụ: G Suite 10/10; Office 365: 8/10
  2. Dễ sử dụng cho người không có chuyên môn công nghệ: G Suite: 8/10 ; Office 365: 6/10
  3. Khả năng kiểm soát thiết bị và dữ liệu: G Suite: 10/10; Office 365: 7/10
  4. Khôi phục dữ liệu do bị làm dụng hoặc bị xóa: G Suite: 8/10; Office 365: 7/10
  5. Phân quyền cho các quản trị viên: G Suite: 10/10; Office 365: 8/10

Nhận xét chung: Ở phương diện quản trị viên G Suite đạt 46 điểm trong khi Office 365 đạt 36 điểm. G Suite thực sự đã tạo ra một hệ thống rất mạnh để kiểm soát hệ thống; Office 365 mặc dù có rất nhiều tính năng nhưng thiết kế của Microsoft rất phức tạp dẫn đến người quản trị rất khó vận hành và khó có thể khai thác hết năng lực của phần mềm này. Một chiến thắng dành cho G Suite.

7 – Chi phí và giá cả

G Suite Basic có giá 5 USD/User/năm (50 USD/User/năm) tại thị trường quốc tế và 30 USD/User/năm tại thị trường Việt nam. Chi tiết. Trong khi Office 365 Business Essentials có giá 60 USD/User/năm tại thị trường quốc tế và 30 USD/user/năm tại thị trường Việt Nam Chi tiết. Lưu ý rằng trong khi G Suite có chính sách giảm phí lâu dài cho Việt Nam thì Office 365 chỉ cảm kết giảm phí cho 01 năm đầu tiên tại Việt nam và không có thông tin cho các năm gia hạn.

Như vậy, về phương diện chi phí; G Suite dành 10/10 điểm trong khi Office 365 dành 7/10 điểm tại thị trường Việt nam và nếu tính tại thị trường toàn cầu thì số điểm lần lượt sẽ là 10/10 và 9/10.

8 – Khả năng mở rộng và nâng cấp

Khả năng mở rộng số người dùng: G Suite Basic cho phép tăng số người dùng bất kể khi nào bạn muốn và không giới hạn miễn là chấp nhận chi trả bổ sung. Trong khi Office 365 Business Essentials chỉ cho phép tối đa 300 users. Vượt mức này, bạn buộc phải chọn một phiên bản khác để kết hợp.

Về khả năng nâng cấp phiên bản: Cả G Suite Basic và Office 365 Business Essentials đều cho phép dễ dàng Upgrate lên phiên bản cao hơn là G Suite Business hoặc G Suite Enterprise bất kể khi nào khách hàng muốn, chỉ cần thanh toán và Upgrate. Tuy nhiên, G Suite yêu cầu bắt buộc phải nâng cấp đồng loạt toàn bộ số Users trong tài khoản trong khi Office 365 cho phép kết hợp các loại phiên bản với nhau trong cùng tổ chức.

Không bên nào là người chiến thắng trong vấn đề này, G Suite thuận lợi cho việc mở rộng nhưng muốn nâng cấp thì phải nâng cấp toàn bộ hệ thống với giá của bản kế tiếp là 120 USD/USER/Năm. Trong khi đó Office 365 chỉ có các bản Enterprise mới có thể mở rộng không giới hạn, còn bản Office 365 Business Essentials không cho phép mở rộng quá 300 users, bù lại Office 365 lại có thể kết hợp các phiên bản với nhau dễ dàng.

Như vậy, về khả năng mở rộng quy mô người dùng: G Suite 10/10 ;  Office 365: 6/10

Về khả năng nâng cao phiên bản: G Suite 6/10; Office 365: 10/10

9 – Hỗ trợ kỹ thuật

Cả Google và Microsoft đều cung cấp hỗ trợ 24/7 dành cho quản trị viên với hơn 10 ngôn ngữ phổ biến qua Email, Chat, Điện thoại. Người dùng chỉ có thể tự hỗ trợ thông qua tài nguyên trợ giúp Online mà không thể liên hệ tới hãng. Tuy nhiên trong thực tế, việc liên hệ đội hỗ trợ của Google tại Việt nam là thuận lợi hơn vì dễ dàng tìm thấy thông tin liên hệ và thiết kế trang kết nối của Google dễ tìm kiếm hơn của Microsoft. Cả hai hãng đều cung cấp trung tâm tài nguyên kiến thức để người dùng và quản trị viên tự học; cung cấp diễn đàn hỏi đáp cộng đồng. Tuy nhiên, các tài nguyên hỗ trợ của Google trực quan và dễ dàng tìm thấy vấn đề hơn trung tâm tài nguyên của Microsoft.

Ỏ phương diện hỗ trợ kỹ thuật: G Suite 8/10 ;  Office 365: 7/10

10 – Kết luận

G Suite và Office 365 xứng đáng là đối thủ đáng gườm của nhau. Cả hai đều là những giải pháp hàng đầu thế giới hiện nay. Trong khi G Suite phổ biến với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ thì Office 365 phổ biến với doanh nghiệp và doanh nghiệp lớn. G Suite tập trung vào hiệu năng và sự đơn giản thì Office 365 giải quyết các vấn đề có phần phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều kỹ năng sử dụng hơn. Trong khi G Suite có thế mạnh về Email, chia sẽ và năng lực kiểm soát bảo mật thì Office 365 có lợi thế rõ rệt về khả năng lưu trữ lớn và xử lý Email lẫn ứng dụng văn phòng. G Suite có giá tốt hơn Office 365 cũng là một lợi thế. Nếu bạn quan tâm tới việc giải quyết vấn đề Email, bạn muốn đơn giản, dễ dùng, muốn thiết lập hàng rào bảo mật lên nhân viên; bạn hãy cân nhắc tới G Suite nhiều hơn. Nếu bạn qua tâm tới làm việc với các File phổ biết như Word, Excell Online và muốn thay thế ứng dụng Office từ máy bàn, nhân viên của bạn thuộc lớp người cũ, không muốn thay đổi thói quen từ Outlook và Office; bạn hãy chọn Office 365.

 

Chia sẽ thông tin này với:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *