Bạn có thể tự tin vào “trình” sử dụng email của mình tuy nhiên, có rất nhiều lỗi nhỏ nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh cá nhân (và cả doanh nghiệp) của bạn mà không một ai nói với bạn đây là lỗi sai cần tránh.
5 lỗi sai cơ bản dưới đây đã được chúng tôi đúc kết trong nhiều năm cung cấp dịch vụ email cho khách hàng của mình.
Tóm tắt nội dung:
1. Đừng “làm lơ” với email lỗi đã được gửi đi
Trong một lần trao đổi với đối tác, anh ấy đã gửi cho tôi một email nhưng có vẻ như chưa soạn xong. Anh ấy đã nhanh chóng gửi lại một email mới đồng thời xin lỗi tôi về email gửi lỗi, nói rằng tôi có thể bỏ qua email trước đó.
Đây là cách xử lý rất chuyên nghiệp nhưng hầu hết chúng ta đều bỏ qua.
Thay vì gửi lại một email chỉn chu hơn với một lời xin lỗi thì chúng ta sẽ… không làm gì, nhất là với các email mắc lỗi chính tả.
Ngay sau khi nhận ra bạn vừa gửi một email có sai sót, đừng chậm trễ trong việc giải quyết nó:
- Viết một email yêu cầu người nhận bỏ qua email vừa được gửi đến với lời xin lỗi
- Nếu thông tin được đề cập trong email trước đó là sai, hãy nhắc đến lỗi sai và chỉnh lại trong email mới để người nhận nắm được vào trọng tâm
>>Xem thêm: Google Worksapce tính năng và chi phí chi tiết.
2. Đừng gửi email mắc lỗi ngữ pháp
Sai ngữ pháp là một trong các lỗi thường gặp khi viết email.
Hầu hết người nhận đều cảm thấy khó chịu với email có lỗi chính tả. Và thường các lỗi này sẽ ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến hình ảnh của bạn.
Nhiều công ty cũng sẽ đưa kỹ năng giao tiếp qua email làm tiêu chí đánh giá nếu bạn đang trong kỳ phỏng vấn.
Thế nên đừng xem nhẹ việc sai chính tả. Đôi khi việc viết sai cú pháp câu, thả dấu chấm hoặc dấu phẩy không đúng chỗ sẽ gây ra sai lệch về thông tin.
Vậy nên, bạn cần:
- Trau dồi lại kỹ năng ngôn ngữ tiếng Việt (cả tiếng Anh nếu có), tra từ điển các từ ngữ mà bạn không chắc chắn đúng
- Bật tính năng kiểm tra chính tả trong email hoặc trên Docs/Words khi bạn đang soạn thảo.
- Cần kiểm tra lại thật kỹ ngữ pháp, chính tả, đặc biệt là các email dài, chứa nhiều thông tin.
>>Xem ngay: Giải pháp email doanh nghiệp an toàn bảo mật.
3. Đừng lạm dụng tính năng “Trả lời tất cả”
Thừa nhận đi, có phải bạn thường xuyên bấm Reply All thay vì dừng lại suy nghĩ là nên Reply hay Reply All hay chưa?
Khi phân vân giữa Reply và Reply All, hãy tự trả lời câu hỏi: “Những người nhận được nhận email có cần biết email phản hồi lại của bạn hay không?”
Hoặc, bạn có thể tham khảo một số tình huống công việc nên chọn trả lời tất cả như dưới đây:
- Bạn nhận được các câu hỏi liên quan
Bạn nên chọn Reply All khi câu trả lời của bạn có thể những người khác cần biết hoặc có liên quan đến nhau.
Ví dụ: Trưởng nhóm kinh doanh muốn mọi người đóng góp ý kiến để hoàn thiện quy trình làm việc cho nhóm trong năm tới, câu trả lời của bạn các thành viên khác cũng nên biết. Người quản lý muốn biết về thời gian nghỉ phép của nhóm của bạn trong tuần tới, bạn nên Reply All để mọi người có thể biết lịch làm việc của nhau.
- Phản hồi của bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến những người khác
Reply All là tùy chọn hiệu quả nhất khi bạn có thông tin quan trọng đối với phần lớn những người có trong chuỗi tin nhắn.
Trả lời tất cả cũng nên dùng trong trường hợp bạn đang làm việc trong một dự án của công ty và cần cập nhật cho những người cùng tham gia dự án về tiến độ của bạn.
- Bạn được lên lịch hẹn với một nhóm
Trả lời tất cả khi nhận được lịch hẹn, cuộc họp hoặc bạn là người điều phối cuộc họp. Ngoài ra, nếu được yêu cầu trả lời kèm theo thời gian thuận tiện của các thành viên thì việc trả lời tất cả cần được áp dụng.
>> Quản Lý Gmail Người Dùng: Các Cài Đặt Quan Trọng Dành Cho Quản Trị Viên
4. Không viết đúng dòng tiêu đề
Thật ngớ ngẩn khi email được gửi đi không có nội dung tiêu đề hoặc tiêu đề quá dài dòng lê thê.
Câu chủ đề là thứ sẽ gây ấn tượng và đập vào mắt người nhận đầu tiên, hãy chỉn chu và chuyên nghiệp ngay từ dòng chủ đề.
Bạn cần hiểu rõ, chức năng của dòng tiêu đề là tóm tắt ngắn gọn nội dung của email. Về hình thức, dòng tiêu đề không cần là một câu hoàn chỉnh, thường là câu rút gọn. Ví dụ: Hỗ trợ sửa lỗi Outlook không nhận được email, Thư mời tham dự sự kiện ABC,…
Tuyệt đối không viết hẳn nội dung lên dòng tiêu đề dù email của bạn ngắn đến thế nào đi nữa. Chúng tôi đã từng gặp trường hợp này. Ví dụ thế này, Tiêu đề của bạn ấy là: “Chào chị, em vừa gửi email mời chị dự sự kiện được đính kèm trong mail, chị xem và trả lời nhé.”
Tóm lại dòng tiêu đề cần ngắn gọn, chính xác và không được để trống.
5. Nhiều trường hợp bạn không nhất thiết phải gửi email
Mặc dù email là một hình thức giao tiếp phổ biến trong môi trường kinh doanh, tuy nhiên không phải gửi email lúc nào cũng là tốt nhất. Việc lạm dụng email cũng có thể dễ mắc sai lầm.
Với các tình huống khẩn cấp hoặc không cần đối phương suy nghĩ quá lâu thì bạn nên nhắn tin hoặc gọi điện trực tiếp thay vì gửi email.
Kết
Hãy cẩn trọng và chuyên nghiệp trong từng email mà bạn gửi đi. Khi làm việc này thường xuyên, bạn sẽ quen với việc soạn và gửi email mà không cần mất nhiều thời gian.
