Trong thời đại hiện nay công nghệ ngày càng phát triển các doanh nghiệp đang muốn nâng tầm giá trị của mình trong mắt khách hàng. Ngoài ra công nghệ còn giúp công ty lưu trữ dữ liệu công cụ trao đổi công việc cộng tác. Các doanh nghiệp có thể sử dụng email miễn phí cho doanh nghiệp của mình. Nhưng email miễn phí không chuyên nghiệp cũng như không thể quản lý dữ liệu. Sau đây chúng ta cùng Mật Mã tìm hiểu các lý do tại sao sử dụng email theo tên miền riêng của các bạn.
Tóm tắt nội dung:
1. Chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng
Trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp sự uy tín chuyên nghiệp phải được đặt lên hàng đầu. Email là công cụ trao đổi trực tiếp và được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Khi các khách hàng, đối tác, doanh nghiệp khác liên hệ với bạn hoặc ngược lại, việc sử dụng địa chỉ email như hotro@incomda.com chắc chắn sẽ chuyên nghiệp và đáng tin hơn địa chỉ linhnguyen@gmail.com. Nhìn vào email trao đổi công việc với các bạn cho thấy doanh nghiệp rất có uy tín và đáng tin cậ, điều này khiến cho khách hàng cảm thấy thoải mái và yên tâm hơn khi giao dịch với bạn.
Các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
2. Nội dụng hạn chế đưa vào Spam
Để đăng ký một email miễn phí rất dễ dàng và nhanh chóng ai cũng có thể đăng ký. Như vậy khi sử dụng email cá nhân đề gửi nội dung đến khách hàng rất dễ đưa vào hộp thư Spam. Cũng có rất nhiều doanh nghiệp người dùng lợi dung email cá nhân để đánh cắp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp. Những nội dung trao đổi trong công việc khi không đến với người dùng sẽ gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Email theo tên miền doanh nghiệp sẽ giảm nguy cơ bị từ chối hoặc giảm thiểu vào hộp thư rác.
3. Bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả
Email không chỉ là hộp thư đến còn là các công cụ làm việc công nhóm và chia sẻ. Vì khi nhận dữ liệu không chỉ đơn giản là text mà còn các file khác như Doc, excel, các file dạng trình chiếu. Các công cụ này giúp các bạn tạo văn bản chia sẻ cùng nhau làm việc trên một file nhanh chóng. Ngoài ra các bạn có thể xem thông tin các cuộc họp, xem lịch làm việc và kiểm tra xem họ có lịch trống nào không. Hoặc đơn giản bạn có thể tổ chức các cuộc họp và cùng làm việc trên các tài liệu chia sẻ sử dụng các công cụ tích hợp.
Bạn có thể sử dụng email doanh nghiệp miễn phí nhưng cái bạn mất đi là quá nhiều niềm tin của người dùng, giảm năng suất làm việc, không có độ tin cây cao.
Thực sự công cụ làm việc rất cần đối với mỗi doanh nghiệp. Ngày xưa khi sử dụng các công cụ làm việc các bạn phải mua thêm bản quền các ứng dụng để sử dụng cho doanh nghiệp của mình. Ngoai ra các công cụ này là Offline các bạn công thể chia sẻ sử dụng lưu trữ trên đám mây trên không thể đồng bộ hóa và sử dụng.
>>Xem thêm: Tính năng và chi phí Microsoft 365 chi tiết.
4. Công cụ lưu trữ
Tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên Drive đám mây với dụng lượng lưu trữ lớn bạn có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi. Dữ liệu rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Driver dễ dàng chia sẻ file dung lượng lớn, có thể sử dụng thuận tiện bất kì đâu. Ngoài ra Drive có thể đồng bộ hoá tập tin trên mọi thiết bị. Các bạn có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi khi không có kết nối Internet có thể làm việc nhanh chóng.
Khi bạn lưu trữ dữ liệu của mình trên các thiết bị phần cứng các sự cố thường hay sảy ra gây hư hỏng mất dữ liệu hoặc đơn giả khi mất thiết bị dữ liệu của bạn sẽ mất hoàn toàn. Để giải quyết vấn đề này cộng cụ email doanh nghiệp dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây an toàn bảo mật cao sử dụng mọi lúc mọi nơi.
5. Duyệt thư đi và đến
Đây là một tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp không phải dịch vụ email nào cũng có. Khi một nhân viên mới làm việc cho công ty các từ ngữ và văn phong chưa hợp lý nên quản trị viên có thể cài đặt để đồng ý và từ chối email đến với khách hàng.
Nội dung các email này cần phải được kiểm soát để tuân thủ chính sách bảo mật của công ty trước khi nội dụng đến với khách hàng. Là người quản lý có thể cần kiểm duyệt và giám sát cho đến khi người dùng đủ kỹ năng cần thiết để giao tiếp với khách hàng.
Chúc các bạn thành công!
