Microsoft Exchange Online và Microsoft Outlook đều là 2 nền tảng email nổi tiếng của Microsoft. Tuy nhiên, chính vì bị hiểu sai định nghĩa nên Microsoft Exchange Online và Outlook thường bị nhầm lẫn về tính năng cũng cách sử dụng.
Microsoft Exchange Online và Outlook hoàn toàn khác biệt.
Vậy điểm khác nhau là gì? Khi nào nên dùng Exchange Online và khi nào nên dùng Outlook?
Cùng tìm hiểu.
Tóm tắt nội dung:
1. Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange Online là một tập hợp các ứng dụng cho phép các doanh nghiệp cộng tác và nhắn tin trên môi trường số.
Exchange là một máy chủ email. Nó là một chương trình quản lý tài nguyên mạng chuyên dụng sử dụng các giao thức như SMTP, IMAP và POP để giao tiếp với các ứng dụng email. Nói một cách đơn giản hơn, Exchange chịu trách nhiệm gửi và nhận email đến và đi từ các máy khách.
Exchange có thể được ghép nối với bất kỳ ứng dụng email nào, mặc dù nó được sử dụng phổ biến nhất cùng với Microsoft Outlook. Exchange được bao gồm Microsoft 365 for Business và Enterprise.
Microsoft Exchange Online cũng được cung cấp như một giải pháp độc lập, chỉ bao gồm email doanh nghiệp để giao tiếp.
2. Microsoft Outlook là gì?
Microsoft Outlook là một ứng dụng email được sử dụng để gửi và nhận email qua internet. Outlook thường được sử dụng dưới dạng cài đặt trên máy tính để bàn.
Nói rõ hơn, Outlook là một ứng dụng email. Có nghĩa là, Outlook là một chương trình cơ bản được cài đặt trên máy tính để bàn. Nó được thiết kế để gửi và nhận email đến và đi một máy chủ email bằng cách sử dụng các giao thức.
Bạn có thể sử dụng Outlook mà không cần kết nối với Exchange, mặc dù điều này sẽ yêu cầu bạn làm việc ngoại tuyến, loại bỏ quyền truy cập vào email và các khả năng cộng tác khác.
Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
3. Microsoft Exchange Online và Microsoft Outlook
Ngoài một máy chủ thư và một máy khách email, có một số điểm khác biệt chính khác giữa Exchange và Outlook.
| Microsoft Exchange | Microsoft Outlook |
| Exchange là email server, nghĩa là một chương trình quản lý tài nguyên mạng chuyên dụng. | Outlook là một ứng dụng email, nghĩa là một chương trình phần mềm được cài đặt trên máy tính, được thiết kế để chỉ gửi và nhận email. |
| Exchange có trong Microsoft 365 Business Basic, Business Standard và Business Premium. | Outlook được bao gồm trong tất cả các phiên bản của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. |
| Exchange có thể được sử dụng với các ứng dụng email khác ngoài Outlook. | Outlook không thể được sử dụng với các máy chủ thư khác nhưng có thể sử dụng mà không có Exchange (offline). |
| Exchange là một dịch vụ dựa trên đám mây. | Outlook là một dịch vụ dựa trên máy tính để bàn. |
Tóm tắt
4. Chọn Microsoft Outlook hay Exchange Online?
Mặc dù Outlook là một ứng dụng email tốt nhưng Exchange Online có nhiều tính năng hữu ích hơn cho doanh nghiệp. Cùng xem xét dựa trên một số tính năng dưới đây:
4.1 Các tính năng
Nâng cấp lên Exchange Online cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một số tính năng không có sẵn với tài khoản email Outlook.
Đầu tiên, bạn sẽ có thể lưu trữ tối đa 50GB với Plan 1 hoặc 100GB và dung lượng lưu trữ không giới hạn với Plan 2. Người dùng Plan 2 có thể lưu trữ toàn bộ lịch sử email của họ mà không lo hết dung lượng.
Mặc dù Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo và quản lý nhóm nhưng Exchange Online đi kèm với các công cụ sâu hơn để cộng tác và thiết lập nhóm. Quản trị viên có thể tạo và chia sẻ tài nguyên, địa chỉ liên hệ hoặc nhóm con và họ có toàn quyền kiểm soát các quyền của cá nhân và nhóm.
Hơn nữa, Exchange Online Plan 2 cung cấp một lớp bảo mật bổ sung thông ngăn chặn mất dữ liệu. Bên cạnh các chính sách đặt trước do Microsoft cung cấp, bạn có thể sử dụng các chính sách từ các nhà cung cấp độc lập hoặc phát triển chính sách của riêng bạn dựa trên các nhu cầu và ưu tiên riêng của thương hiệu.
4.2 Bảo mật nâng cao
Mặc dù Exchange Online cung cấp nhiều công cụ hơn so với Outlook nhưng người dùng Exchange Online vẫn có thể truy cập tài khoản của họ thông qua Outlook.
Bạn có thể truy cập ứng dụng khách Outlook trực tuyến hoặc thông qua các ứng dụng trên thiết bị iOS và Android. Một ứng dụng dành cho máy tính để bàn cũng có sẵn cho người dùng Microsoft 365 từ bản Standard trở lên.
Mặt khác, trung tâm dành cho quản trị viên Exchange mang lại nhiều giá trị quản lý cho tổ chức. Trang tổng quan này chứa tất cả các công cụ bạn cần để quản lý email được lưu trữ của tổ chức. Tuy nhiên, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn để làm quen với các tính năng và tùy chọn của nó.
Điều đó nói rằng, Exchange vượt xa Outlook khi nói đến bảo mật. Trong khi Outlook chỉ đơn thuần lọc các email spam vào thư mục Rác, thì Exchange Online Protection lại linh hoạt hơn nhiều. Quản trị viên có thể chủ động lọc thư dựa trên các chính sách của công ty hoặc quy định của chính phủ để đảm bảo tuân thủ trong toàn tổ chức.
Cuối cùng, Exchange Online cho phép người đăng ký gửi tin nhắn lớn hơn đáng kể so với những tin nhắn được Outlook hỗ trợ. Outlook giới hạn các thư riêng lẻ ở tổng kích thước chỉ 20MB, so với 150MB cho Exchange Online.
4.3 Khả năng hỗ trợ
Bộ phận Hỗ trợ của Microsoft có nhiều bài viết chi tiết về một loạt các câu hỏi và vấn đề phổ biến dành cho Outlook, Exchange Online và một số nền tảng khác. Bạn cũng có thể gửi câu hỏi đến cộng đồng hỗ trợ, cộng đồng này tương đối tích cực.
Hỗ trợ trực tiếp có sẵn cho cả người dùng Outlook và Exchange Online thông qua số 1-800 hoặc giao diện trò chuyện trực tiếp.
Người đăng ký Microsoft 365 Business có quyền truy cập vào hỗ trợ qua điện thoại và web 24/7. Trong khi đó, Microsoft không cam kết thời gian cho người dùng miễn phí.
Kết
Microsoft Outlook cung cấp nhiều công cụ cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, nhưng không nghi ngờ gì khi Exchange Online có nhiều tính năng hơn. Liệu những công cụ này có xứng đáng với chi phí bỏ ra hay không tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và nhu cầu email của bạn.
Exchange Online là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ doanh nghiệp nào không hài lòng với các tính năng hoặc giới hạn dung lượng của Outlook. Hãy bắt đầu với 943.000 vnd/người dùng/năm khi đăng ký thông qua đối tác Microsoft tại Việt Nam.
