Microsoft 365 Business: Mọi thứ bạn cần biết đều nằm trong bài viết này

Vô số phiên bản Microsoft 365 Business cho doanh nghiệp được cấp phép dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn so với các phiên bản cá nhân và giáo dục.

Microsoft 365 tăng cường các khả năng làm việc đội, nhóm bằng các công cụ quản lý, thiết lập và cộng tác, tăng cường tính bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp.

microsoft 365 business

Những tóm tắt ngắn gọn và dễ hiểu nhất về Microsoft 365 sẽ được chúng tôi chia sẻ trong bài viết này.

Microsoft 365 là gì?

Tính đến nay, Microsoft Office đã ra đời gần ba thập kỷ với các công cụ “nhẵn mặt” giới văn phòng là Word, Excel và PowerPoint, có bản miễn phí và có phí.

Microsoft 365 (trước đây được gọi là Office 365), có sẵn từ năm 2011. Microsoft 365 khác với phiên bản cũ ở hai khía cạnh:

  • Thứ nhất, nó được cấp phép dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm chứ không phải là giấy phép vĩnh viễn.
  • Thứ hai, nó kết hợp một bộ các dịch vụ trực tuyến, bao gồm email cấp doanh nghiệp, lưu trữ tệp trên đám mây và các công cụ giao tiếp an toàn cùng với các ứng dụng máy tính để bàn truyền thống.

Là gói đăng ký hằng tháng/năm và lưu trữ trên điện toán đám mây có lợi thế là các phiên bản của nó sẽ được cập nhật tự động mỗi khi hãng nâng cấp mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào. Các phiên bản thường được cập nhật sáu tháng một lần, trên cùng lịch với Windows 10.

*Bài viết này chúng tôi chỉ đề cập đến các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp

>>Xem ngay: Đăng ký email tên miền Google miễn phí.

Microsoft 365 có các dịch vụ nào?

Hiện Microsoft 365 Business cung cấp 4 phiên bản: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium và Microsoft 365 Apps for Business.

Sự kết hợp chính xác của các ứng dụng và dịch vụ có sẵn với đăng ký Microsoft 365 còn tùy thuộc vào phiên bản bạn đã chọn. 5 dịch vụ dưới đây là điểm chung cho tất cả các gói cho doanh nghiệp:

1 – Exchange Online

Exchange Online cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp (email theo tên miền tenban@tendoanhnghiep.com) với 50GB dung lượng hộp thư cho mỗi người dùng. Exchange Online cho phép bạn sử dụng email thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng Outlook trên Windows, máy Mac và di động.

Phần mềm độc hại và lọc thư rác được tích hợp sẵn, cũng như các tính năng cơ bản như hộp thư dùng chung và (đối với một số đăng ký Microsoft 365) các tính năng nâng cao như eDiscovery.

2 – OneDrive for Business

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có sẵn trong các gói Microsoft 365 cho phép bạn lưu trữ tất cả các tệp tin và truy cập ở bất cứ đâu với độ bảo mật cấp cao.

Mỗi người dùng đăng ký Microsoft 365 nhận được 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive cá nhân, với các ứng dụng khách đồng bộ có sẵn cho mọi nền tảng máy tính để bàn. Máy khách Windows 10 sử dụng cùng một máy khách đồng bộ như dịch vụ OneDrive dành cho người dùng giữ dữ liệu ở một vị trí riêng biệt.

Tính năng Tệp theo yêu cầu cho phép người dùng xem và quản lý bộ nhớ dựa trên đám mây bằng cách sử dụng File Explorer. Quản trị viên của gói Enterprise có thể nâng cấp người dùng lên bộ nhớ không giới hạn nếu không đủ dung lượng.

3 – Microsoft SharePoint

SharePoint là nền tảng gắn kết nội bộ doanh nghiệp thông qua trao đổi thông tin, văn bản tài liệu, thiết lập wiki, blog hay website…. 

Giao diện SharePoint hiện đã bóng bẩy hơn, trước đây nó còn rất khó hiểu. SharePoint cho phép các nhóm chia sẻ tệp và đồng bộ thông tin trong File Explorer bằng cách sử dụng cùng một ứng dụng khách trên máy tính để bàn như OneDrive.

Cả SharePoint và Exchange Online đều bao gồm các kiểm soát quản trị để hạn chế người dùng chia sẻ thông tin bí mật ra bên ngoài tổ chức.

4 – Microsoft Team

Team được xem là phiên bản nâng cấp của Skype for Business, cho phép mọi người trong và ngoài tổ chức hợp tác liền mạch trong thời gian thực với tính năng chat nhóm, gọi thoại, gọi video, hội nghị truyền hình… và tích hợp nhiều tính năng khác.

Microsoft Team cũng có các phiên bản miễn phí, cho phép các doanh nghiệp nhỏ sử dụng dịch vụ mà không phải trả bất kỳ khoản phí nào.

Vào đầu năm 2020, công ty đã công bố kế hoạch bổ sung các tính năng Teams mới tập trung vào người dùng vào các ứng dụng Teams dành cho iOS và Teams dành cho Android hiện có của mình. 

5 – Nhóm dịch vụ bổ sung

Một số gói Microsoft 365 Business bao gồm các dịch vụ được nhắm mục tiêu cho các đối tượng cụ thể. 

Ví dụ, gói Microsoft 365 Business Standard và Business Premium bao gồm các dịch vụ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; những công cụ này bao gồm Microsoft Bookings, cho phép khách hàng lên lịch và quản lý các cuộc hẹn, và MileIQ, một dịch vụ theo dõi quãng đường.

Tất cả các gói Enterprise đều bao gồm dịch vụ mạng xã hội Yammer và tuyển chọn các công cụ tự động hóa kinh doanh, bao gồm Microsoft Power Apps để tạo biểu mẫu tùy chỉnh, Power Automate để hợp lý hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại và Power BI Pro, một công cụ phân tích kinh doanh nâng cao.

>>Xem ngay: cách tạo email doanh nghiệp với Microsoft chỉ trong 5 phút. Với các tính năng an toàn, ổn định cao, tốc độ tải nhanh…

Những ứng dụng nào dành cho máy tính để bàn có sẵn trong Microsoft 365?

Mọi gói Microsoft 365 có quyền truy cập vào các ứng dụng dành cho máy tính để bàn bao gồm các ứng dụng Office 2019 Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote (dành cho Windows 7 trở lên và dành cho MacOS). Access và Publisher chỉ có sẵn trên PC chạy Windows.

Các ứng dụng này luôn được cập nhật tự động lên phiên bản mới nhất, với các bản cập nhật bảo mật hàng tháng và cập nhật tính năng hai lần một năm.

Microsoft 365 cung cấp giấy phép cho mỗi người dùng được cài đặt và sử dụng trên tối đa 5 điện thoại, 5 máy tính bảng và 5 PC hoặc Mac đồng thời. Từ cổng đăng ký của riêng mình, người dùng có thể quản lý lượt cài đặt mà không cần phải nhập mã đăng nhập hoặc lo lắng về việc kích hoạt. Ngược lại, các phiên bản Office có giấy phép vĩnh viễn như cũ thường chỉ được cấp phép để sử dụng trên một thiết bị và không thể chuyển được.

Các phiên bản dựa trên web của Word, Excel và PowerPoint cung cấp các công cụ khá mạnh mẽ cho phép chỉnh sửa các tệp được lưu trữ trong OneDrive for Business. Các công cụ này hoạt động trong bất kỳ trình duyệt máy tính để bàn nào mà không cần phần mềm bổ sung. Hầu hết các gói Microsoft 365 cũng cung cấp Outlook trên web.

Trên thiết bị di động, Word, Excel, PowerPoint và Outlook có sẵn cho iOS và Android; chúng cho phép các khả năng xem và chỉnh sửa khi bạn đăng nhập bằng một đăng ký đang hoạt động. Ứng dụng di động cũng có sẵn cho các dịch vụ Microsoft 365, bao gồm OneDrive, Skype for Business và Microsoft Teams.

Gói Microsoft 365 nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, 4 gói Microsoft 365 đều hỗ trợ tối đa 300 người dùng.

Lưu ý: Tất cả các mức giá dưới đây là giá cập nhất mới nhất vào ngày 1/9/2020 và có cam kết hàng năm. Giá là giá của đối tác Microsoft tại Việt Nam là Incomda đã bao gồm 10% thuế. Bạn có thể xem giá thực tế của hãng tại đây.

1 – Microsoft 365 Business Basic (trước đây là Office 365 Business Essentials)

  • Giá chính thức: 1.572.000 VND/người dùng/năm
  • Giá khuyến mãi: 786.000 VND/người dùng/năm

Business Basic chỉ bao gồm các dịch vụ trực tuyến, bao gồm Exchange Online và OneDrive for Business, không có quyền truy cập vào các ứng dụng Office trên máy tính.

Gói này thích hợp cho các tổ chức muốn có email doanh nghiệp và lưu trữ đám mây và đã (hoặc không muốn) mua riêng chương trình Office trên máy tính.

2 – Microsoft 365 Business Standard (trước đây là Office 365 Business Premium)

  • Giá chính thức: 3.927.000 VND/người dùng/năm
  • Giá khuyến mãi: 3.142.000 VND/người dùng/năm

Gói Business Standard bao gồm tất cả các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Gói này phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần ứng dụng Office trên nhiều thiết bị và email doanh nghiệp, lưu trữ trên đám mây, cũng như cuộc họp và trò chuyện trực tuyến.

3 – Microsoft 365 Business Premium (trước đây là Microsoft 365 Business)

  • Giá chính thức: 6.284.000 VND/người dùng/năm

Business Premium bao gồm tất cả các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng dành cho máy tính để bàn, cùng với tính năng bảo vệ chống đe dọa trực tuyến nâng cao và quản lý thiết bị Microsoft Intune. 

Gói này phù hợp với các doanh nghiệp cần mọi thứ có trong gói Business Standard và quản lý thiết bị với cấp độ bảo mật dữ liệu tiên tiến.

4 – Microsoft 365 Apps for Business dành cho doanh nghiệp (trước đây là Office 365 Business)

Giá chính thức: 2.600.000 VND/người dùng/năm

Apps for Business chỉ bao gồm các ứng dụng Office trên máy tính để bàn và lưu trữ tệp trên đám mây OneDrive for Business. Nó không bao gồm email Exchange Online hoặc bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào khác. Đó là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp nhỏ muốn truy cập dễ dàng vào các ứng dụng Office và lưu trữ đám mây nhưng không muốn chuyển email của họ sang máy chủ của Microsoft.

Xem toàn bộ chi phí và các tính năng Microsoft 365

Quản lý Microsoft 365 trong tổ chức

Microsoft 365 bao gồm một bảng điều khiển quản lý mà quản trị viên có thể sử dụng để quản lý giấy phép, đăng ký, tính năng và bảo mật.

Ngay cả trong các tổ chức nhỏ, điều quan trọng là phải có một quản trị viên Microsoft 365 lành nghề, người có thể quản lý người dùng và định cấu hình các tùy chọn bảo mật đúng cách. Chúng tôi khuyên bạn nên mua từ nhà cung cấp chính hãng của Microsoft 365 để được hỗ trợ quản lý, trừ khi bạn có nhân viên nội bộ được đào tạo thích hợp.

Ngoài ra, ít nhất các quản trị viên phải biết các điểm sau để quản lý tài khoản Microsoft 365 của doanh nghiệp:

  • Microsoft 365 portal: Người dùng có thể truy cập các dịch vụ dựa trên web tại đây và cũng có thể quản lý cài đặt ứng dụng Office trên máy tính.
  • Microsoft 365 Admin Center: cổng thông tin bao gồm các tùy chọn cấu hình để quản lý người dùng và nhóm, giấy phép và thanh toán.
  • Azure Active Directory Admin Center: Mọi đăng ký Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp cũng bao gồm một tài khoản Azure Active Directory miễn phí. Quản trị viên có thể quản lý người dùng và thiết bị từ cổng này và cũng có thể định cấu hình mối quan hệ với các tổ chức bên ngoài và các máy chủ cục bộ hiện có. Lưu ý rằng một số tính năng yêu cầu đăng ký Azure AD cao cấp.

Bảo mật tài khoản và nội dung cho doanh nghiệp

Các dịch vụ Microsoft 365 được thiết kế để bảo mật theo mặc định. Bạn có thể thực hiện một số thay đổi đối với cài đặt mặc định để đạt được sự cân bằng thích hợp giữa bảo mật và tiện lợi.

Đầu tiên, hãy bật xác thực đa yếu tố bằng cách đăng nhập vào cổng Azure Active Directory với tư cách là quản trị viên toàn cầu. Mỗi người dùng cần cung cấp phương tiện liên lạc thay thế, chẳng hạn như số điện thoại để nhận tin nhắn SMS. Các Microsoft Authenticator ứng dụng đặc biệt hữu ích như một phương tiện chính để tạo ra mã dùng một lần hoặc nhận thông báo đẩy cho đăng nhập vào dịch vụ Office 365.

Tiếp theo, bật đặt lại mật khẩu tự phục vụ. Bạn sẽ tìm thấy liên kết đến tùy chọn này trong phần Bảo mật & Quyền riêng tư của Cổng thông tin quản trị Microsoft 365.

Tư vấn chọn gói Microsoft 365 phù hợp

Nếu đã dành nhiều thời gian nghiên cứu nhưng vẫn chưa tìm được gói phù hợp thì có thể liên hệ với Incomda – chúng tôi vừa là đối tác dịch vụ G Suite của Google và Microsoft 365 của Microsoft và đã có hơn 10 năm phục vụ thị trường này. Chúng tôi có thể giúp bạn tìm giải pháp phù hợp nhất với quy mô và tình hình doanh nghiệp hiện tại.

Xem thêm về Incomda tại đây.

Liên hệ với Incomda tại đây.

Đội ngũ Incomda sẵn sàng hỗ trợ bạn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *