Đánh giá Google Workspace từ góc nhìn người dùng

Ngày này, công nghệ đang có sự chuyển biến từng giờ để đáp ứng cho nhu cầu của doanh nghiệp. Các bộ công cụ có khả năng giúp doanh nghiệp hoạt động tối ưu, ổn định hơn. Trong đó, không thể không kể đến bộ ứng dụng Google Workspace – “cánh tay phải” đắc lực hỗ trợ cho các doanh nghiệp đơn giản hóa tác vụ công việc, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí. Bạn có thể tham khảo đánh giá Google Workspace được chia sẻ dưới đây để không còn băn khoăn trước khi sử dụng. 

1. Giao diện dễ sử dụng, có tính thân thiện cao

Một trong các điểm cộng của Google Workspace cho doanh nghiệp đó là hầu hết nhân viên văn phòng đều đã làm quen với việc sử dụng giao diện Gmail cá nhân, làm việc trên bộ công cụ Google Offices (Docs, Sheets, Slides,…). Chính vì thế, quá trình chuyển đổi sang trải nghiệm Google Workspace không mất nhiều thời gian đào tạo, cách sử dụng siêu đơn giản.

Đánh giá Google Workspace với giao diện dễ sử dụng 

Thêm vào đó, bộ công cụ này còn hỗ trợ doanh nghiệp nâng cấp tài khoản email đang hoạt động, chuyển đổi các tài khoản email cũ lên Gmail doanh nghiệp tức thì mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu đang sử dụng, lưu trữ. 

Chưa dừng lại ở đó, Gmail doanh nghiệp còn tích hợp với các tính năng khác của Google như Google Drive hay Google Docs. Có nghĩa, người dùng có thể truy cập nhanh chóng các tệp/tài liệu đã lưu trữ từ Email của mình. Thậm chí, bạn còn có thể gửi liên kết đến Google Drive, chia sẻ các tệp lớn hơn giới hạn 25MB,

2. Cộng tác trên Google Workspace trên mọi nền tảng, thiết bị

Khi đánh giá Google Workspace chắc chắn không thể bỏ qua tính tiện lợi mà công cụ mang đến cho các nhân viên trong công ty đó là đảm bảo khả năng công tác trong thời gian thực (real-time collaboration) với tất cả đồng nghiệp đang làm việc ở đâu, sử dụng thiết bị nào (tablet, điện thoại thông minh, PC, laptop). Bộ công cụ này hỗ trợ nhu cầu làm việc từ xa khi xảy ra các tình huống bất khả kháng phát sinh như dịch bệnh, thiên tai hoặc ốm đau bất chợt. 

3. Hoạt động trong thời gian liên tục

Google được biết đến là công ty có tiếng về độ tin cậy, bảo mật cao. Google Workspace đã cung cấp thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với thời gian hoạt động, hỗ trợ khách hàng ít nhất ít nhất 99.9% tại mọi thời điểm. 

Email chính là “phần xương sống” của các doanh nghiệp, cho nên, Workspace cũng sẽ được nâng cấp liên tục, đảm bảo không ngừng hoạt động, bảo trì theo lịch trình quy định. Toàn bộ trung tâm dữ liệu Google phục vụ hỗ trợ cho bộ công cụ Google Workspace đều được xây dựng với cơ sở hạ tầng đảm bảo nhất. 

4. Tính bảo mật cao, an toàn tuyệt đối cho người sử dụng

Google Workspace được xây dựng dựa trên nền tảng Google Cloud Platform. Chính vì thế, tất cả dữ liệu đều được đảm bảo an toàn dựa trên cơ chế bảo mật & an ninh thỏa mãn các tiêu chuẩn khắt khe nhất của hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE 16/SAE 3402 Type II, SAS 70).

Thông tin dữ liệu được bảo mật tuyệt đối 

Quy tụ đội ngũ kỹ sư, nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi, Google đang khẳng định vị thế của mình trên “tư duy ưu tiên bảo mật”, hỗ trợ bảo mật trong từng sản phẩm và Workspace cũng không là trường hợp ngoại lệ.

Đặc biệt, khi hợp tác với Google Workspace, dữ liệu doanh nghiệp sẽ được đảm bảo dựa trên các cơ chế cụ thể dưới đây. 

• Quản trị viên Google Workspace: Quản trị viên được cấp quyền kiểm soát dữ liệu được bảo vệ, xem xét báo cáo và kiểm soát các thiết bị di động truy cập. Ngoài ra, quản trị viên cũng có quyền không cấp quyền nhân viên bật “ứng dụng kém an toàn”.
• Chứng nhận, kiểm tra và đánh giá: Google Workspace luôn có các cuộc kiểm tra độc lập diễn ra thường xuyên từ các bên thứ ba. 
• Lưu trữ dữ liệu: Với Vault dành cho eDiscovery và lưu trữ, Workspace hỗ trợ khả năng giữ lại, lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu bất kỳ lúc nào doanh nghiệp có nhu cầu.
• Mã hóa (TLS): Dựa trên phương thức bảo mật lớp truyền tải, công cụ này sẽ cấp mã hóa Email khi đang di chuyển từ tài khoản này đến tài khoản khác. 
• Bảo mật: Google cam kết không thu thập, quét hoặc sử dụng các dữ liệu của người dùng trong bộ công cụ Workspace với mục đích quảng cáo. Và cũng không có bất kỳ quảng cáo nào trong bộ công cụ này. 
• Tính minh bạch: Google liên tục cung cấp các báo cáo minh bạch, rõ ràng để thông báo cho người sử dụng. 

5. Nâng cao hiệu suất làm việc khi sử dụng Google Workspace

Google Workspace hội tụ tất cả tính năng cơ bản và nâng cao mà email doanh nghiệp cần có như tên miền, không gian lưu trữ, tăng cường việc trao đổi thường xuyên qua các kênh liên lạc như chat trên group riêng (Google Chat), video call (Google Meet), hoặc bộ công cụ văn phòng Google Offices như Docs, Sheets, Slides… Bên cạnh đó, Workspace còn có các tính năng khác như sau.

• Không có thư rác: Thư rác không chỉ khiến doanh nghiệp cảm thấy khó chịu khi nhận, mất thời gian để xem xét và đôi khi thư rác còn có các mã độc nguy hiểm cho dữ liệu của bạn. 
• Dễ dàng chia sẻ tài nguyên với đồng nghiệp chỉ cần tải lên Drive nhóm thì mọi người sẽ nhận được file.
• Duyệt mail trước khi bấm gửi, đây được đánh giá là tính năng nổi bật của Workspace mà không phải giải pháp email doanh nghiệp nào cũng đáp ứng được. Bên cạnh đó, tính năng này còn cho phép bạn “Đồng ý” hoặc “Từ chối” mail gửi đi/chuyển đến từ một/một nhóm nhân viên nào đó. 
• Hỗ trợ tạo bản sao dữ liệu với Google Apps Basic: Một nhóm người sử dụng trong tổ chức để chuyển về một mail chỉ định để lưu trữ, khôi phục dữ liệu khi cần thiết. 

Từ đó, chúng ta có thể thấy rằng, mỗi một ứng dụng trong bộ công cụ Google Workspace đều có thể trở thành một mạng xã hội thu nhỏ, phù hợp cho mỗi nhóm người sử dụng khác nhau. Trong đó, team thực tập sinh (Graduate trainee, Internship) cũng có Google Group để chia sẻ những kinh nghiệm trong khi làm việc tại công ty.

6. Google Workspace hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu

Có một thực tế rằng, doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên việc phân tích các dữ liệu thường sẽ thành công hơn so với doanh nghiệp chưa từng sử dụng đến 50% dữ liệu họ đang sở hữu. Điều này chứng minh tầm quan trọng của bộ công cụ có thể chuyển đổi dữ liệu thành đồ thị, biểu thị nhanh chóng, dễ hiểu và trực quan mà các doanh nghiệp nhất định phải sở hữu.

Hỗ trợ quản lý và phân tích các dữ liệu cho doanh nghiệp 

Với bộ công cụ Google Workspace, tất cả việc phân tích dữ liệu đến từ các nguồn sẽ trở nên tiện lợi, dễ dàng hơn bao giờ hết khi nhìn vào biểu đồ sinh động. Từ đó, doanh nghiệp cũng có thể dựa vào biểu đồ để khái quát xu hướng, đưa ra các quyết định mang tầm chiến lược cao, giúp nâng cao năng suất làm việc, doanh số công ty kịp thời. 

7. Mức chi phí Workspace hợp lý 

Theo đánh giá khách quan, với mức chi phí hiện tại của bộ công cụ Workspace thì đây là mức chi phí thực sự hợp lý với doanh thu của các doanh nghiệp. 

Hy vọng với các các đánh giá Google Workspace được chia sẻ chi tiết trong bài viết này, bạn đã có thêm nhiều kiến thức về bộ công cụ này. Hãy truy cập vào website của chúng tôi mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác.