Cộng tác đám mây là một cách làm việc cộng tác giữa các thành viên trong nhóm hoặc doanh nghiệp. Giúp mọi người làm việc cùng nhau trên các tài liệu và các loại dữ liệu khác. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng lưu trữ đám mây. Mọi người có thể chia sẽ và làm việc dễ dàng.
Sử dụng nền tảng cộng tác dựa trên đám mây để chia sẻ, chỉnh sửa và làm việc cùng nhau trong các dự án. Cộng tác đám mây cho phép hai hoặc nhiều người làm việc trong một dự án cùng một lúc.
Tóm tắt nội dung:
1. Cộng tác đám mây hoạt động như thế nào ?
Khi một người dùng tạo tệp và cấp quyền cho một số người nhất định để làm việc. Khi đó dự án bắt đầu hình thành, ví dụ: Anh Nam tạo file word với nội dung là lên kế hoạch email marketing, sau đó chia sẽ quyền chỉnh sửa cho bạn Bảo để vào nhập thông tin kế hoạch. Từ đó anh Nam có thể giám sát bạn Bảo đang làm tiến độ đến đâu.
Người dùng có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu bất kỳ lúc nào. Kể cả khi đi công tác hay ở nhà hay thì đều có thể xem, sửa nội dung. Tất cả các thay đổi đều được lưu và đồng bộ hóa ngay lập tức. Để mọi người dùng đều thấy cùng một phiên bản của dự án.
Làm việc cộng tác đám mây ngày càng trở nên phổ biến hơn. Các thành viên có thể biết được ai đang xem file, ai đang thêm nội dung gì. Các công cụ cũng thường cho phép người dùng thiết lập cảnh báo qua email khi tệp bị thay đổi. Những chức năng này và các chức năng khác giúp tăng hiệu quả và năng suất của người dùng.
2. Lợi ích của việc chuyển sang cộng tác đám mây
2.1 Giúp truy cập tệp mọi lúc mọi nơi
Để chia sẽ tệp thì cách thông thường trước nay hay sử dụng nhất là copy vào USB. Nhưng nếu lỡ usb của bạn bị hư hỏng, hay bạn quên đem theo thì thật rắc rối. Thay vào đó bây giờ chúng ta chỉ cần tải dữ liệu lên đám mây và chia sẽ dễ dàng.
Các tệp lưu trữ trên đám mây bạn có thể truy cập 24/7, bất cứ khi nào bạn muốn. Tính năng cộng tác và lưu trữ đám mây cho phép nhanh chóng chia sẻ các tệp lớn. Mà bạn không bị chậm trễ do copy quá lâu hoặc khó lưu trữ đem đi.
Sau khi tệp được tải lên, bạn có thể chia sẽ cùng một liên kết cho tất cả mọi người cùng lúc. Giúp tiết kiệm thời gian đưa đến cho từng người.
2.2 Cả thiện khả năng làm việc nhóm
Khi tài liệu được lưu trữ tập trung ở một nơi sẽ rất thuận tiện cho việc sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm và truy cập chúng bằng các từ khóa liên quan, mà không phải mất thời gian lục từng thư mục. Mọi người cùng làm việc trên 1 file và được cập nhật ngay lập tức theo thời gian thực. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc đến đâu mà không cần chờ file báo cáo.
Mọi người cùng làm việc trên một file sẽ giúp việc trao đổi công việc thuận lợi hơn. Có thể đóng góp ý kiến cho nhau hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
>> Xem thêm: Lưu trữ dữ liệu trên đám mây tại đây
2.3 Hỗ trợ làm việc từ xa
Trải qua đại dịch Covid-19 chúng ta càng thấy được vai trò tuyệt vời cửa cộng tác đám mây. Mọi người làm việc online ở nhà nhưng vẫn hoạt động xuyên suốt. Công việc được giải quyết tốt kể cả khi nhân viên không tới văn phòng làm việc. Từ đó giúp công ty có một bước phát triển mới trong cách làm việc cộng tác hiện nay.
Sự cộng tác hiệu quả trên đám mây là một trong những yếu tố chính đằng sau sự thành công của các nhóm làm việc từ xa. Từ đó công ty có thể phát triển thêm nhiều cộng tác viên hơn trên toàn thế giới.
2.4 Không phụ thuộc vào thiết bị phần cứng
Xu hướng hiện nay mọi người thường dùng thiết bị riêng. Vì vậy, cộng tác làm việc trên đám mây giúp loại bỏ rào cản về phần cứng. Các tệp đã được lưu trữ tập trung trên đám mây. Chỉ cần thiết bị kết nối internet là mọi người đã có thể làm việc mà không lo thiết bị họ sử dụng là gì.
3. Các tính năng quan trọng của cộng tác trên đám mây
3.1 Truy cập tệp bất kỳ lúc nào thông qua internet
Bạn có thể truy cập vào ứng dụng cộng tác đám mây bất cứ lúc nào thông qua trình duyệt web hoặc thiết bị di động. Đồng thời bạn có thể chỉnh sữa ngoại tuyến. Khi bạn trực tuyến trở lại thì các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ và lưu lại.
3.2 Giao tiếp thời gian thực
Khi bạn làm việc trên fil, các tính năng nhận xét, nhắn tin đều được cập nhật ngay lập tức. Ví dụ, nhân viên của bạn gửi file kế hoạch marketing. Bạn có thể nhận xét vào để cho nhân viên thay đổi hoặc bổ sung ý theo đúng mong muốn của bạn.
3.3 Giới hạn quyền truy cập
Không phải lúc nào bạn cũng muốn chia sẽ quyền giống nhau. Vì vậy có một tính năng hữu ích đó là phân quyền truy cập. Bạn có thể cho người A quyền sửa file, nhưng người B chỉ có quyền xem file. Còn người C thì có quyền xem và nhận xét.
3.4 Kiểm tra được lịch sử thay đổi
Đây chắc hẳn là một tính năng tuyệt vời khi bạn muốn tìm lại lịch sử của các phiên bản trước đó. Hoặc bạn muốn xem lại những ai đã vừa cập nhật nội dung đó lên. Bạn có thể khôi phục lại phiên bản bạn mong muốn.
3.5 Lưu trữ tập trung
Dữ liệu của bạn được lưu trữ trực tuyến. Bạn có thể đưa tất cả dữ liệu liên quan đến công việc lên bộ nhớ đám mây. Nó có thể đóng vai trò là giải pháp lưu trữ dữ liệu cho tổ chức của bạn. Cho phép nhân viên tìm và truy cập các tệp chính một cách an toàn.
4. Giải pháp đám mây của nhà cung cấp nào tốt
4.1 Google Workspace
Google đã cho ra mắt bộ ứng dụng cộng tác đám mây Google Workspace với hơn 6 triệu doanh nghiệp sử dụng. Bộ ứng dụng này không chỉ hỗ trợ người dùng cộng tác làm việc mà còn giúp lưu trữ liệu lên đến không giới hạn. Có rất nhiều phiên bản để bạn lựa chọn theo nhu cầu của bạn.
4.2 Microsoft 365
Bạn sẽ chẳng còn xa lạ gì với sản phẩm Office 365 mà hiện nay tên mới là Microsoft 365. Microsoft 365 được thiết kế để giúp bạn đạt được nhiều thành quả hơn trong công việc. Cùng các ứng dụng Office đột phá, các dịch vụ đám mây thông minh và khả năng bảo mật đẳng cấp thế giới.
Tham khảo chi phí và tính năng các phiên bản của Microsoft 365 tại đây.
Chúc các bạn thành công !
