Zoho Workplace hiện đang thuộc top 3 bộ công cụ văn phòng đám mây tốt nhất hiện nay. Workplace đang đứng chung mâm với Google Workspace và Microsoft 365.
Thế nên, MMGROUP hoàn toàn có cơ sở để cho rằng Zoho Workplace sẽ là giải pháp phù hợp nhất nếu như bạn không muốn sử dụng Google Workspace vì giá cao hoặc Microsoft 365 quá phức tạp.
Vẫn chưa đủ thuyết phục bạn?
Dưới đây là những lợi thế đặc trưng khác của Workplace so với Google Workspace và Microsoft 365.
Tóm tắt nội dung:
1. Cung cấp gói email doanh nghiệp riêng
Gói Zoho Mail Lite chỉ có tính năng email mà không tích hợp các công cụ khác. Giải pháp này phù hợp với các startup, các doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể định danh thương hiệu ngay từ đầu với tenban@tendoanhnghiep.com nhưng vẫn đảm bảo bảo mật dữ liệu, an toàn và giàu tính năng.
Zoho Mail Free còn cho phép bạn đăng ký email tên miền miễn phí với 5 tài khoản người dùng! Gói này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp siêu nhỏ. Với gói này, bạn sẽ nhận được:
- Email theo tên miền cho tối đa 5 người dùng
- Nhận 5GB mỗi người dùng
- Quản lý email cho một tên miền
- Các tùy chọn bảo mật cơ bản
- Chỉ dùng trên Zoho Mail Web
- Giới hạn tệp đính kèm 25MB
Đây cũng được xem là lợi thế của Zoho vì hiện nay, chỉ có 1 – 2 nhà cung cấp email đám mây cho phép bạn tùy chọn email doanh nghiệp miễn phí.
>> Tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail Free trong 10 bước
2. Không giới hạn số lượng người đăng ký
Việc phân thành nhóm giải pháp cho Business và Enterprise của Google Workspace và Microsoft 365 có thể gây khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất về chi phí cho doanh nghiệp.
Zoho Workplace không giới hạn số lượng người đăng ký tối đa 300 người dùng như Google Workspace và Microsoft 365 (cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).
Bạn có thể đăng ký tối đa 1 người dùng đến không giới hạn nếu chọn Zoho Workplace. Trong khi đó, nếu bạn muốn đăng ký Google Workspace và Microsoft 365 trên 300 tài khoản, ban bắt buộc phải chuyển qua các gói Enterprise với chi phí rất cao.
3. Có thể đăng ký kết hợp các gói
Đội ngũ phát triển Zoho Workplace nhận định rằng: “Chỉ có bạn mới hiểu rõ doanh nghiệp của bạn” vì mỗi một nhóm người dùng hoặc phòng ban sẽ có nhu cầu khác nhau.
Chính vì vậy, Zoho Workplace cho phép bạn kết hợp các gói để linh hoạt các tính năng và tối ưu chi phí. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Zoho Mail Lite kết hợp với Zoho Workplace Standard.
Ví dụ: So sánh về 2 trường hợp bạn được trộn gói và không được trộn gói cho 40 người dùng (trong 1 năm):
- Trường hợp 1: đăng ký 30 tài khoản Zoho Mail Lite 5GB + 10 tài khoản Zoho Workplace Standard = 30 x 360.000 + 10 x 960.000 = 20.400.000 VND/năm
- Trường hợp 2: đăng ký 40 tài khoản Zoho Workplace Standard = 40 x 960.000 = 38.400.000 VND/năm
Số tiền bạn có thể tiết kiệm được lên đến 50%.
4. Các tính năng cộng tác nhóm thông minh
Zoho Workplace hướng đến một giải pháp “cộng tác toàn diện cho doanh nghiệp”. Thế nên, các tính năng về cộng tác nhóm, dung lượng chia sẻ cho nhóm, tính năng email đều rất ấn tượng và cập nhật mới từng năm.
Các tính năng ấn tượng nhất phải kể đến là:
- Cộng tác trực tiếp ngay trên email như bình luận, @nhắc đến, chia sẻ dữ liệu… mà không cần đến các chuỗi email dài lê thê.
- Chia sẻ hộp thư email cho những người liên quan có thể dùng chung
- Dung lượng bộ nhớ dùng chung cao
- Kích thước tệp đính kèm giới hạn khá lớn, lên đến 1GB
>> Khám phá tính năng Stream Zoho Mail.
Cùng điểm qua một số tính năng này khi được đối sánh với Google Workspace và Microsoft 365.
| Tính năng | Zoho Workplace | Microsoft 365 | Google Workspace |
| Chia sẻ email | ✔ | ✔ | |
| Thu hồi email | ✔ | ✔ | ✔ |
| Ghi chú cho nhóm | ✔ | ✔ | |
| Nhiệm vụ cho nhóm | ✔ | ✔ | |
| Chia sẻ lịch cho nhóm | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ thư mục email | ✔ | ||
| Dung lượng Email | 5 GB – 100 GB | 50 GB | 30 GB – 5 TB |
| Dung lượng lưu trữ đám mây | 10 GB – 100 GB | 1 TB | (dùng chung với Gmail) |
| Giới hạn tệp đính kèm mail | 30 MB – 1GB | 150 MB | 25MB |
5. Chi phí tốt nhất cho một dịch vụ email đám mây
Chi phí được xem là lợi thế lớn nhất của Zoho Workplace đến thời điểm này. Vì sao lại nói như vậy?
Thực chất, việc duy trì các cơ sở hạ tầng trên đám mây là cực kỳ phức tạp và đắt đỏ. Rất nhiều các chi phí hữu hình và vô hình được “ cộng” lại trong một giải pháp đám mây mà bạn sử dụng như Google Workspace, Microsoft 365 hay Zoho Workplace.
Chính vì thế, email doanh nghiệp của Google, Microsoft và Zoho thường rất cao khi so sánh với các hình thức email khác. 1.885.000 VND/người dùng/năm là chi phí mà khách hàng phải trả cho Google Workspace và Microsoft 365.
Tuy nhiên, với Zoho Mail bạn chỉ mất 360.000 – 450.000 VND/người dùng/năm cho giải pháp mail riêng và khoảng 960.000 VND/người dùng/năm cho Zoho Workplace!
Chi phí này chỉ bằng 50% của Workspace hay M365 và tương đương với các email hosting trong nước. Đây thật sự là một lợi thế rất lớn cho các doanh nghiệp, nên biết để tận dụng.
Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hình dung cụ thể hơn:
| Quy mô doanh nghiệp (số người dùng) | 20 người dùng trong 3 năm | 50 người dùng trong 3 năm | 150 người dùng trong 3 năm |
| Zoho Workplace Standard | 57.600.000 VND | 144.000.000 VND | 432.000.000 VND |
| Microsoft 365 Business Basic | 94.260.000 VND | 235.650.000 VND | 706.950.000 VND |
| Google Workspace Business Starter | 101.800.000 VND | 271.450.000 VND | 836.950.000 VND |
Ghi chú: Mức so sánh trong 3 năm tính theo giá giảm và đã gồm thuế như sau:
- Zoho Workplace Standard: Phí 960.000 VND/người dùng trong 3 năm
- Microsoft 365 Business Basic: Phí 943.000 VND/người dùng trong năm đầu tiên và 1.885.000 VND/người dùng trong 2 năm gia hạn tiếp theo.
- Google Workspace Business Starter: Phí 1.320.000 VND cho 20 người dùng trong năm đầu tiên và 1.885.000 VND cho những người dùng còn lại và 2 năm gia hạn tiếp theo.
Có thể thấy, chi phí sử dụng Zoho Workplace chỉ bằng khoảng 60% Microsoft 365 và 55% của Google Workspace. Các tính năng sử dụng của cả 3 hãng đều tương tự nhau.
>> Zoho Mail và Zoho Workplace là gì? Cập nhật chi tiết về tính năng, ưu nhược điểm và chi phí mới nhất
6. Bảng so sánh Zoho Workplace – Google Workspace – Microsoft 365
| Tính năng | Microsoft 365 | Google Workspace | Zoho Workplace |
|---|---|---|---|
| Giá cả (VND/user/năm) | 1.885.000 | 1.885.000 | 960.000 |
| Email theo tên miền doanh nghiệp | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ email | ✔ | – | ✔ |
| Thu hồi email | ✔ | ✔ | ✔ |
| Nhiệm vụ nhóm | ✔ | – | ✔ |
| Lưu trữ trực tuyến | OneDrive 1TB | Google Drive 30GB – không giới hạn | Zoho WorkDrive 5GB – Không giới hạn |
| Lịch | ✔ | ✔ | ✔ |
| Group Tasks | ✔ | – | ✔ |
| Group Notes | ✔ | – | ✔ |
| Gọi thoại và video | MS Teams | Google Meet | Zoho Cliq |
| Giới hạn tệp đính kèm | 150MB | 25MB | 1GB |
| Bộ ứng dụng trực tuyến | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mạng nội bộ của nhóm | MS Sharepoint | Google Site | Zoho Connect |
| Trình xử lý văn bản | MS Word | Google Docs | Zoho Writer |
| Bảng tính | MS Excel | Google Sheet | Zoho Sheet |
| Bảng thuyết trình | MS PowerPoint | Google Slide | Zoho Show |
| Ứng dụng di động | ✔ | ✔ | ✔ |
| Phiên bản cho PC | ✔ | ✔ | ✔ |
Kết
Trên đây chỉ là một số trọng điểm mà Zoho Workplace có thể làm rất tốt và có thể thay thế Google Workspace cũng như Microsoft 365. Hơn nữa, email đám mây luôn có nhiều ưu điểm vượt trội hơn email hosting.
Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày hoặc chọn phân phối kép email để sử dụng Zoho Workplace trước khi áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết.
