“Một bộ giải pháp phần mềm hợp nhất để điều hành toàn bộ doanh nghiệp của bạn” là lời giới thiệu hấp dẫn mà hãng dành để nói về Zoho Mail Workplace.
Zoho Mail & Workplace ra đời để hoàn thành sứ mệnh “giúp các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng công nghệ như của doanh nghiệp lớn”.
Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về gói phần mềm ưu việt này.
Tóm tắt nội dung:
1. Zoho Workplace là gì?
Như hãng định nghĩa, Zoho Workplace là một bộ ứng dụng “All in One” có đầy đủ các công cụ cần thiết cho một tổ chức hoạt động và làm việc. Các phần mềm này đều hoạt động dựa trên đám mây.
Zoho Workplace được xem là giải pháp chủ lực của Zoho – một công ty phần mềm công nghệ của Ấn Độ. Giải pháp này đã được manh nha và tinh chỉnh trong suốt 10 năm, hiện tại đã ổn định khi đến người dùng cuối.
Zoho Workplace hiện đã có hơn 16 triệu người dùng toàn cầu. Đây cũng là giải pháp đưa Zoho trở thành công ty công nghệ thuộc top 3 giải pháp email doanh nghiệp toàn cầu.
2. Zoho Mail là gì?
Zoho Mail thuộc bộ giải pháp Zoho Workplace là dịch vụ email dùng tên miền riêng của doanh nghiệp. Định dạng email của bạn sẽ là tenban@tendoannghiep.com. ví dụ: uyen.vu@mmgroup.vn.
Sở dĩ chúng tôi tách ra để nói về Zoho Mail bởi nó có thể đăng ký độc lập hoàn toàn với Zoho Workplace – nhằm đáp ứng nhu cầu chỉ sử dụng tính năng email của nhiều doanh nghiệp.
Zoho Mail có 2 tùy chọn 5GB và 10GB với phí lần lượt là 360.000 VND và 450.000 VND/người dùng/năm. Zoho Mail còn có gói miễn phí cho doanh nghiệp có tối đa 5 người dùng.
Ngoài ra, Zoho Mail cũng là “chìa khóa” để bạn tiếp cận hệ sinh thái đám mây nổi tiếng từ Zoho như Zoho One, Zoho CRM, Zoho Marketing Hub chỉ với một lần đăng nhập.
3. Zoho Mail Workplace bao gồm những gì?
Zoho Workplace cung cấp hàng loạt các giải pháp từ đám mây được chia thành 3 nhóm giải pháp chính như sau:
3.1 Bộ giải pháp email
Như đã giới thiệu, ngoài Zoho Mail bộ giải pháp email còn tích hợp Zoho Cliq và Zoho Connect giúp bạn cộng tác trực tiếp ngay trong giao diện mail.
Các tính năng cộng tác và gửi thư của Zoho rất ấn tượng. Nó cho phép bạn gắn thẻ mọi người, bình luận trực tiếp dưới email hoặc chia sẻ hộp thư với người liên quan mà không cần gửi một chuỗi email hàng loạt.
Bạn cũng có thể bấm gọi, nhắn tin hoặc gọi video ngay từ Zoho Cliq trong Zoho Mail.
Ở bản Workplace cao cấp, bạn được tích hợp thêm Zoho Connect – một “mạng xã hội nội bộ” giúp kết nối toàn bộ tổ chức thông minh. Các doanh nghiệp có quy mô lớn rất thích giải pháp này của Zoho.
3.2 Bộ công cụ công tác
Workplace cũng trang bị đủ công cụ cộng tác nâng cao với Zoho WorkDrive để chia sẻ và cộng tác dữ liệu; Zoho Meeting để tổ chức họp online chuyên nghiệp hơn.
Đặc biệt, WorkDrive cho phép bạn chia sẻ không gian lưu trữ với nhóm của mình. Nghĩa là ai cần sử dụng nhiều dung lượng hơn sẽ được “chiếm” không gian WorkDrive nhiều hơn và ngược lại. Sự linh hoạt này của Zoho đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí nâng cấp và bổ sung dung lượng.
Về Zoho Meeting, mặc dù có giao diện họp video khác biệt nhưng Meeting khá đơn giản và dễ thao tác, không cần mất nhiều thời gian training. Zoho Meeting cho phép bạn chia sẻ và họp với người bên ngoài mà không nhất thiết phải có tài khoản Zoho Mail.
3.3 Bộ giải pháp văn phòng
Workplace không thể thiếu bộ công cụ soạn thảo văn bản, trang tính và trang trình bày trong hệ sinh thái của mình. Bộ văn phòng này bao gồm: Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Shows.
Ngoài các chức năng cơ bản, các công cụ này được Zoho trang bị thêm sức mạnh của AI, nhằm tự động hóa nhiều tác vụ đơn giản, dự đoán ngữ cảnh và đề xuất thông minh giúp người dùng tiết kiệm thời gian.
>>Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí.
4. Ưu điểm của Zoho Workplace
Zoho Workplace tập trung vào nhóm khách hàng rộng hơn và có cung cấp riêng giải pháp email cho các doanh nghiệp hoặc nhóm nhân viên chỉ có nhu cầu sử dụng email theo tên miền.
4.1 Không giới hạn số lượng người dùng
Zoho Workplace không giới hạn số lượng người đăng ký tối đa 300 người dùng như Google Workspace và Microsoft 365.
Bạn có thể đăng ký tối đa 1 người dùng đến không giới hạn nếu chọn Zoho Workplace. Trong khi đó, nếu bạn muốn đăng ký Google Workspace và Microsoft 365 trên 300 tài khoản, bạn bắt buộc phải chuyển qua các gói Enterprise với chi phí rất cao.
4.2 Gói hỗn hợp của Zoho Workplace
Zoho cho rằng “chỉ có bạn mới hiểu rõ doanh nghiệp của bạn“. Chỉ có bạn mới biết từng nhân sự trong doanh nghiệp hoặc từng đội nhóm cần được trang bị hoặc sử dụng tính năng nào.
Thế nên Zoho cho phép bạn ghép các gói trong 4 gói dịch vụ của Zoho Workplace để tối ưu chi phí và chuyên môn hóa nhiệm vụ cho người dùng.
Ví dụ: so sánh về 2 trường hợp bạn được trộn gói và không được trộn gói cho 50 người dùng mua trong 1 năm:
Trường hợp 1: đăng ký 40 tài khoản Zoho Mail Lite 5GB + 10 tài khoản Zoho Workplace Standards = 40 x 360.000 + 10 x 960.000 = 24.000.000 VND/ năm
Trường hợp 2: đăng ký 50 tài khoản Zoho Workplace Standards = 50 x 960.000 = 48.000.000 VND/năm
Số tiền bạn có thể tiết kiệm được khi đăng ký gói hỗn hợp lên đến 50%.
4.3 Dung lượng cá nhân + dung lượng nhóm dùng chung cao
Không giống Gmail dùng chung dung lượng với Drive, Zoho cung cấp bộ nhớ Mail và bộ nhớ Workdrive riêng.
Zoho Mail có từ 5GB – 100GB mỗi người dùng. WorkDrive có từ 10GB đến không giới hạn! Zoho WorkDrive còn cho phép chia sẻ không gian lưu trữ giữa các người dùng,
Lưu ý: Zoho WorkDrive chỉ có trên Workplace Standard và Workplace Professional.
Zoho cũng cung cấp gói bổ sung dung lượng Zoho Mail và Zoho Workplace trong trường hợp cần nâng cấp dung lượng nhưng không cần nâng cấp gói dịch vụ. Xem chi phí tại đây.
4.4 Tích hợp và đồng bộ với các ứng dụng bên thứ ba
Nhìn chung, khả năng tích hợp và đồng bộ ứng dụng trong cùng một nền tảng của Zoho vượt trội hơn hẳn Google và Microsoft.
Chỉ với 1 tài khoản Zoho bạn đã có thể mở ra cánh cửa bước vào hệ sinh thái công nghệ ấn tượng của họ cho mọi lĩnh vực và ngành nghề.
Zoho cũng thiết kế để có thể tương thích với nhiều ứng dụng từ bên thứ ba. Theo đó, với công cụ của Zoho, bạn có thể tích hợp Zoho Mail vào dịch vụ đang sử dụng và ngược lại. Mật Mã cũng đã thiết lập cài đặt này trên chính doanh nghiệp của mình để tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa cách làm việc.
Đội ngũ kỹ thuật Zoho đã dành nhiều tâm huyết để hoàn thiện một bảng điều khiển “All in one”. Đây cũng là lý do mà Zoho Workplace được ra đời: tích hợp mọi thứ trong một, đơn giản để sử dụng, dễ dàng trong mọi thao tác.
5. Nhược điểm của Zoho Mail Workplace
- Zoho không phổ biến ở thị trường Việt Nam như Google Workspace và Microsoft 365 nên người dùng còn nghi ngại về độ tin thương hiệu.
- Các tính năng chỉnh sửa văn bản và bảng tính của Zoho có giao diện mới, người dùng cần phải làm quen.
- Dung lượng gói Zoho Mail thấp, người dùng thường phải mua dung lượng bổ sung.
6. Các gói và giá cả Zoho Mail & Workplace
Zoho Mail được phân thành 4 gói theo tính năng với chi phí như sau:
6.1 Zoho Mail miễn phí
Đặc trưng:
- Tối đa 5 người dùng với 5GB/người dùng
- 25MB giới hạn tệp đính kèm
- Truy cập web và các ứng dụng di động miễn phí
- Lưu trữ email cho một tên miền duy nhất
Zoho Mail Free là giải pháp tuyệt vời nếu bạn là một công ty khởi nghiệp với ít hơn 6 nhân viên và không muốn đầu tư nhiều hơn vào dịch vụ email hay các tính năng khác.
6.2 Zoho Mail Lite 5GB và 10GB
Zoho Mail không ngừng tăng cường tính năng cho Zoho Mail từng ngày. Ngay cả với Gói Mail Lite chỉ từ $1/tháng, bạn có thể nhận được nhiều hơn những gì bạn làm với tùy chọn miễn phí.
Những tính năng có trong Zoho Mail Lite:
- Lưu trữ email cho nhiều tên miền
- Dung lượng lưu trữ email: 5GB hoặc 10GB mỗi người dùng
- Bí danh tên miền
- Tính năng chia sẻ email và chia sẻ thư mục
- Streams – Công cụ cộng tác
- Định tuyến email
- Truy cập ngoại tuyến
- Thu hồi email
- eWidget và không gian nhà phát triển
- Calendar, Tasks, Notes và Bookmarks tích hợp
- Truy cập IMAP/POP trong ứng dụng email
- Giới hạn tệp đính kèm 30MB
- Giới hạn tệp đính kèm lớn 250MB
- Exchange Activesync
- Ứng dụng di động cho iOS và Android
Ngoài ra, nó cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ lịch bao gồm:
- Lịch dùng chung
- Lịch nhóm
- Lên lịch cuộc hẹn
- Đồng bộ lịch
- Lịch trên điện thoại di động
Chi phí tại Việt Nam (cung cấp bởi MM Group – đối tác Zoho Corporation):
- Mail Lite 5GB: 360.000 VNĐ/người dùng/năm
- Mail Lite 10GB: 450.000 VNĐ/người dùng/năm
Các gói này rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
6.3 Zoho Mail Premium
Nếu bạn muốn tùy chỉnh các email của mình và gửi các tệp đính kèm lớn, bạn có thể nên xem xét nâng cấp lên Gói Mail Premium.
Zoho Premium bao gồm tất cả các tính năng của Mail Lite và:
- Dung lượng lưu trữ email: 50GB/người dùng
- Giới hạn tệp đính kèm 40MB
- Giới hạn tệp đính kèm lớn 1GB
- Lưu trữ và Khám phá điện tử
- Sao lưu và khôi phục email
- Dán nhãn trắng
- S-MIME
- Đặt trước tài nguyên (lịch)
Chi phí tại Việt Nam của Zoho Mail Premium là: 1.296.000 VND/người dùng/năm
6.4 Zoho Workplace
Zoho Mail Workplace có thể nói là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp ấn tượng nhất mà chúng tôi đã gặp, đặc biệt là về giá cả.
Workplace chứa một bộ giao tiếp hoàn chỉnh và các ứng dụng văn phòng trực tuyến với mức độ bảo mật và khả năng tùy chỉnh cao.
Ngoài các tính năng bao gồm của Zoho Mail, Workplace còn tăng cường các tính năng cộng tác nâng cao cho tổ chức, khả năng bảo mật cấp cao.
- Dung lượng lưu trữ email từ 30 – 100GB/người dùng
- Dung lượng WorkDrive từ 10 – 100 GB/người dùng và được chia sẻ
- Giới hạn tệp đính kèm lên đến 1 GB
- Công cụ cộng tác nâng cao như bảng tính, tài liệu, trình bản trình bày
- Phần mềm họp trực tuyến
- Intranet và cộng tác
- Phần mềm đào tạo trực tuyến
Xem bảng so sánh tính năng chi tiết TẠI ĐÂY.
Chi phí tại Việt Nam của Zoho Mail Workplace:
- Zoho Workplace Standard: 960.000 VND/người dùng/năm
- Zoho Workplace Professional: 1.800.000 VND/người dùng/năm
7. Zoho Mail Workplace có giải pháp thay thế hay không?
Email doanh nghiệp thì có nhiều nhưng cùng phân khúc với Zoho Mail Workplace chỉ có thể kể đến Google Workspace và Microsoft 365.
Có thể Zoho Workplace bị “lép vế” trước Google Workspace và Microsoft 365 về danh tiếng nhưng về giá trị mang lại cho khách hàng thì không. Thậm chí là vượt trội hơn bởi chi phí của Workplace chỉ bằng 50% Google Workspace và Microsoft 365 nhưng tính năng lại tương đương.
Xem chi tiết các đối sánh của 3 giải pháp này tại đây:
Tân Binh Như Zoho Workplace Có Đủ Sức Cạnh Tranh Với Google Workspace?
So Sánh Zoho Workplace & Microsoft 365: Giải Pháp Đám Mây Hiệu Quả Cho Mọi Doanh Nghiệp
8. Một số câu hỏi về Zoho Mail Workplace
- Đăng ký Zoho Workplace như thế nào?
Bạn có thể đăng ký trực tiếp với Hãng hoặc đăng ký thông qua đối tác tại Việt Nam như MM Group. Bạn có thể để lại thông tin từ form này hoặc gọi vào hotline 02873.004.009 để chuyên gia của chúng tôi tư vấn cụ thể hơn cho bạn.
- Zoho Workplace có cho phép đăng ký nhiều tên miền không?
Workplace cho phép bạn lưu trữ cùng lúc nhiều tên miền.
- Chuyển từ dịch vụ hiện tại sang Zoho Workplace có khó hay không?
Không. Zoho sẽ cung cấp công cụ để thực hiện quá trình di chuyển này cho bạn. Đối tác cũng hỗ trợ phần kỹ thuật để di chuyển cho bạn cho đến khi sử dụng được. Lưu ý, hầu hết các công cụ chỉ di chuyển dữ liệu từ email. Các dữ liệu khác như lịch, Workdrive, mail nhóm,… người dùng cần chủ động tự sao lưu.
- Quá trình thiết lập mất bao lâu cho đến khi sử dụng được?
Tùy vào khối lượng dữ liệu của bạn mà quá trình thiết lập có thể mất vài giờ hoặc vài ngày.
- Ưu đãi, chiết khấu về giá nếu có?
Hiện tại Zoho Mail & Workplace chưa có chương trình ưu đãi nào, bạn có thể theo dõi bảng giá và tính năng Zoho Workplace để biết các ưu đãi mới nhất từ MM Group. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu mua trên 100 tài khoản, chúng tôi sẽ làm việc với hãng và đưa ra mức chiết khấu tốt nhất cho bạn.
Kết
Không thể phủ nhận các ưu điểm và lợi ích ưu việt mà Zoho Mail Worklace đã mang lại cho hàng triệu doanh nghiệp toàn cầu. Mặc dù có nhược điểm nhưng công bằng mà nói đây vẫn là giải pháp ấn tượng và phù hợp nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chúng tôi cũng đang sử dụng. Giờ đây chúng tôi cung cấp và giới thiệu đến bạn.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cụ thể hơn.
