Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, quyết định chuyển sang một hệ thống đám mây để làm việc và lưu trữ toàn bộ dữ liệu là một quyết định quan trọng. Các nền tảng như Microsoft Office 365 mang lại nhiều lợi ích lớn, nhưng không phải là không có hạn chế, và không phải phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Để cân nhắc xem liệu Microsoft 365 có phù hợp với doanh nghiệp của bạn, đây có đáng là dịch vụ để đầu tư hay không, cùng phân tích ưu nhược điểm của bộ ứng dụng này.
Tóm tắt nội dung:
1. Ưu điểm của Microsoft 365
Triệt để khai thác lợi thế từ đám mây để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho người dùng cuối là cách mà Microsoft 365 làm việc.
1.1 Làm việc từ mọi nơi có truy cập Internet
Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng hệ thống dựa trên đám mây là tất cả các thiết bị mà bạn thường sử dụng tại nơi làm việc đều có thể được truy cập từ xa.
Trước đây, mọi người thường truy cập các chương trình trên máy tính hoặc máy chủ vật lý tại nơi làm việc. Microsoft 365 cho phép các doanh nghiệp truy cập các tệp và chương trình tương tự này từ bất kỳ đâu họ muốn bằng bất kỳ thiết bị tương thích nào họ thích – người dùng không còn cần phải có mặt để hoàn thành công việc.
Điều này là do mọi thứ có thể được lưu trên máy chủ đám mây. Vì vậy, miễn là bạn có internet, bạn có thể tiếp tục làm việc.
Ngay cả khi bạn có kết nối internet kém hoặc đang ở những vùng không có mạng, một số gói Microsoft 365 cho phép bạn cài đặt phiên bản máy tính để bàn đầy đủ như bộ Office Offline để tiếp tục làm việc và chỉ cần đồng bộ hóa các thay đổi sau khi bạn kết nối lại internet.
Microsoft 365 rất thuận tiện cho các nhân viên từ xa, làm việc tại nhà hoặc thường xuyên đi công tác.
1.2 Tăng năng suất
Năng suất làm việc có thể được cải thiện và tiết kiệm thời gian theo hai cách chính:
1.2.1 Hợp tác nhóm liền mạch
Đối với nhiều doanh nghiệp, có thể cộng tác với các bộ phận, nhân viên nội bộ và các đối tác bên thứ ba là một yếu tố quan trọng.
Tính năng đồng tác giả của Office 365 cho phép nhiều người dùng cộng tác công việc cùng một lúc. Các nhân viên có thể cùng tham gia trong cùng một dự án và không có bản sao nào được tạo ra vì các bản cập nhật được hiển thị trong thời gian thực, bạn có thể biết ai đã thực hiện thay đổi nào vào thời điểm nào.
Tính năng đa cộng tác cũng giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không phải đợi người khác hoàn thành tác phẩm trước khi bạn có thể chỉnh sửa.
Xem thêm: 15 tính năng Microsoft 365 rất thú vị, nếu không dùng thì quá phí
1.2.2. Cập nhật thường xuyên và tự động
Trước đây, các kỹ thuật viên CNTT của bạn thường dành thời gian kiểm tra, khởi động lại và cập nhật phần mềm. Điều này không chỉ làm mất thời gian của họ mà còn có nghĩa là các nhân viên khác phải đợi hệ thống được xử lý xong thì họ mới có thể tiếp tục làm việc.
Ngược lại, Microsoft Office 365 thường xuyên đưa ra các bản cập nhật tự động. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên CNTT của bạn, giải phóng một số thời gian của họ để họ có thể làm việc hiệu quả ở những nơi khác và cho phép bạn tiếp tục làm việc mà không bị cản trở bởi phần mềm lỗi thời, chậm chạp.
1.3 Giảm rủi ro bảo mật với các tính năng bảo vệ nâng cao
Một trong những mối quan tâm chính về các hệ thống dựa trên đám mây như Microsoft Office 365 là mức độ an toàn của nó.
Microsoft đã có những bước phát triển vượt bậc về các tính năng bảo mật để đảm bảo rằng dữ liệu được tải lên hệ thống đám mây được an toàn nhất có thể. Và nó không chỉ đơn giản chỉ là tạo mật khẩu mạnh hay bật xác thực hai yếu tố.
Có rất nhiều tính năng thú vị và có giá trị cao nhưng những tính năng đáng chú ý và phổ biến nhất của Microsoft Office 365 bao gồm:
- Ngăn ngừa mất dữ liệu
Một tính năng cho phép các doanh nghiệp theo dõi, điều chỉnh và bảo vệ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm.
- Phát hiện mối đe dọa thông minh
Một tính năng của Microsoft 365 cho phép hiển thị rộng rãi về toàn bộ các mối đe dọa. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu được các mối đe dọa để họ có thể đối phó hiệu quả hơn với chúng.
- Quản lý thiết bị di động
Một tính năng cho phép quản trị viên của bạn có thể kiểm soát tài khoản Microsoft 365 của tổ chức trên thiết bị di động. Nếu thiết bị của ai đó bị mất hoặc bị đánh cắp, tất cả dữ liệu có thể bị xóa để bảo vệ thiết bị mà không cần xóa thiết bị gốc đó.
Đây là một tính năng đáng chú ý cho các doanh nghiệp muốn tiến thêm một bước nữa trong việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
- Bảo mật nâng cao
Một tính năng cung cấp khả năng bảo vệ bổ sung khỏi các mối đe dọa tinh vi có thể ẩn trong email và tệp đính kèm. Người dùng cũng được cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung như xác thực hai yếu tố.
>> Xóa bỏ những lầm tưởng về điện toán đám mây: có đắt đỏ như bạn nghĩ?
1.4 Nhiều gói và linh hoạt phù hợp với nhiều doanh nghiệp
Microsoft phân loại nhiều giải pháp để lựa chọn, không chỉ chứa hỗn hợp các tính năng độc đáo và trùng lặp mà còn giúp phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Điều đó có nghĩa là bạn không cần phải “thỏa hiệp” chỉ với một gói duy nhất mà có thể chọn kế hoạch phù hợp với bạn và nhu cầu kinh doanh của bạn.
Microsoft 365 hiện được chia thành gói cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp lớn. Microsoft Office 365 dành cho mọi doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn thêm về giải pháp Microsoft 365
2. Nhược điểm của Microsoft Office 365
Một số hạn chế của Microsoft 365 như sau:
2.1 Yêu cầu có kết nối Internet
Ưu điểm lớn nhất của Office 365 là khả năng cho phép người dùng truy cập công việc mọi lúc mọi nơi, nhưng đây cũng có thể là nhược điểm lớn nhất của nó.
Điều này là do Microsoft Office 365, giống như tất cả các hệ thống dựa trên đám mây, tải dữ liệu của nó lên web, đó là cách bạn có thể truy cập vào công việc của mình và không cần phải có mặt tại chỗ hoặc sử dụng máy tính văn phòng của bạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn gặp phải tình trạng kết nối internet kém hoặc thời gian ngừng hoạt động thường xuyên, thì đây có thể là một vấn đề vì bạn sẽ không thể truy cập các tệp gần đây nhất của mình.
Tuy nhiên, một số gói nhất định cho phép bạn tải xuống phiên bản máy tính để bàn đầy đủ của ứng dụng Microsoft 365, vì vậy nếu bạn biết mình sắp không có Internet, bạn có thể chỉ cần tải xuống và tiếp tục hoạt động như bình thường – sau đó tải lên sau.
2.2 Mối lo ngại về dữ liệu có được bảo mật hoàn toàn không?
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều dữ liệu – đến mức có thể trở nên khó xử lý và đối phó – thì Microsoft có thể trút bỏ gánh nặng bằng cách giúp quản lý các khía cạnh bảo mật.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể không thoải mái với việc không biết dữ liệu của mình đang nằm ở đâu. Điều này có thể hiểu được, họ muốn dữ liệu của họ được kiểm soát bởi chính nhân viên của họ thay vì giao nó cho một công ty bên ngoài.
Microsoft có các quy định quản lý và an toàn nghiêm ngặt để giúp bảo vệ thông tin của bạn, cũng như các tính năng bảo mật mà chúng tôi đã đề cập trước đó.
Ngoài ra, cũng có vấn đề bảo mật của thông tin được truy cập qua internet, vì ngay cả những biện pháp bảo mật tốt nhất và tiên tiến nhất cũng có thể bị vi phạm.
Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống dựa trên đám mây hiện đại đều có các tính năng bảo mật cao cấp để giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm tốt nhất có thể. Ngoài ra còn có các biện pháp chủ động khác nhau mà bạn có thể thực hiện – ví dụ: tiến hành kiểm tra dữ liệu thường xuyên để phát hiện ra các dự án lừa đảo và hoạt động đáng ngờ.
Phần mềm cũng phải được cập nhật thường xuyên để bạn luôn có các tính năng bảo mật mới nhất – điều mà Microsoft Office 365 luôn thực hiện tự động cho người dùng.
3. Microsoft Office 365 so với các hệ thống dựa trên đám mây khác như thế nào?
Trước khi quyết định thực hiện thay đổi quan trọng từ hệ thống truyền thống sang hệ thống dựa trên đám mây, bạn cần nghiên cứu kỹ, trong đó bao gồm việc đánh giá các đối thủ của Microsoft Office 365.
Mặc dù Office 365 của Microsoft đi kèm với rất nhiều lợi ích, bao gồm các tính năng bảo mật nâng cao và tùy chọn để chọn từ nhiều gói, nhưng vẫn có các hệ thống dựa trên đám mây khác cung cấp các tính năng và lợi ích tương tự ví dụ: Zoho Workplace hoặc Google Workspace.
Thực hiện nghiên cứu của bạn và thử nghiệm các hệ thống đám mây khác nhau trước khi bạn quyết định chọn hệ thống tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn:
>> Dịch Vụ Điện Toán Đám Mây Google Workspace & Microsoft 365: Hai Kỳ Phùng Địch Thủ
>> So Sánh Zoho Workplace & Microsoft 365: Giải Pháp Đám Mây Hiệu Quả Cho Mọi Doanh Nghiệp
Kết
Chúng tôi không thể chắc chắn rằng Microsoft 365 có phù hợp với tổ chức của bạn hay không khi chưa có đủ dữ kiện. Nhưng chúng tôi đã và đang sử dụng Microsoft 365 cho tổ chức của mình. Chúng tôi cũng như 1.2 tỷ người dùng Microsoft 365 ngoài kia, đã chứng thực sức mạnh của Microsoft 365. Chúng tôi hi vọng có thể giúp bạn tiếp cận phần mềm công nghệ này để có thể phát triển hơn.
