Nếu xét về độ tuổi, quy mô người dùng và cả doanh thu đạt được thì trên thế giới tính đến hiện tại, chỉ có Microsoft 365 và Google Workspace là xứng tầm để có thể tạo ra một cuộc long tranh hổ đấu trong giới phần mềm năng suất điện toán đám mây mà thôi.
Tóm tắt nội dung:
Điểm tương đồng của hai nền tảng cộng tác trên đám mây nổi tiếng
Cuộc chiến của các nền tảng cộng tác không chỉ mới diễn ra, nhưng đòn bẩy cho sự cạnh tranh này chính là sự bùng nổ của đại dịch toàn cầu. Microsoft 365 hay Google Workspace nghiễm nhiên trở thành kẻ thắng thế. Điểm chung của 2 ông lớn này chính là hiệu quả vượt trội đem lại vào đúng lúc và đúng thời điểm:
- Email doanh nghiệp và lịch dùng chung giúp doanh nghiệp giao tiếp và chia sẻ thông tin liên lạc nhanh chóng, dễ dàng
- Bộ nhớ dùng chung cho các nhóm như OneDrive và Google Drive cộng tác từ xa mà không cần đến văn phòng
- Các công cụ cộng tác khác như tài liệu, bảng tính, gọi thoại, họp video với hàng loạt tính năng nâng cao – làm việc hiệu quả hơn mà không cần gặp mặt
- Mã hóa dữ liệu đầu cuối và bảo mật nâng cao trên mọi thiết bị được kết nối của bạn, mất thiết bị nhưng không mất dữ liệu
- Một Gmail đã nhẵn mặt và một Office nổi tiếng mà ai cũng biết, dễ dàng triển khai và sử dụng hàng loạt mà không cần đào tạo.
Nhưng đâu mới là điểm khác biệt để chọn ra ai là “chúa tể”? Google Workspace thống trị hay Microsoft 365 soán ngôi vương? Cùng đối chiếu một vài đặc điểm:
1. Về độ quen thuộc, Google Workspace phải lùi một bước
Không thể phủ nhận độ phủ sóng của Gmail hay các ứng dụng làm việc như Google Drive, Google Docs nhưng so với bộ Office, có lẽ Google… chưa đủ tuổi.
Xét ở lĩnh vực doanh nghiệp, Microsoft Office và hệ thống máy chủ của Microsoft đã có mối quan hệ thân thiết với doanh nghiệp nhiều thập kỷ nay. Google vẫn đang chạy đua để hoàn thiện Google Workspace và định hình dịch vụ này với người dùng doanh nghiệp. Microsoft 365 chỉ đổi tên một lần và hiện đã rất ổn định. Trong khi đó Google Workspace đã trải qua nhiều lần đổi tên và cách cung cấp dịch vụ hiện tại có phần… na ná Microsoft 365.
2. Về email doanh nghiệp, 2 vũ khí kỳ cựu quen thuộc vẫn là Gmail và Exchange
Google có Gmail được tối ưu hóa để sử dụng trên trình duyệt web Chrome và trên ứng dụng di động. Microsoft có Exchange Online, được tối ưu hóa để sử dụng Outlook trên máy tính và trình duyệt web.
Nhìn chung, ngoài khác biệt về cấu trúc và thiết kế, cả Gmail và Exchange đều đáp ứng rất tốt nhu cầu sử dụng email. Từ email theo tên miền, lọc thư rác, tạo bí danh email và các công cụ chống phần mềm độc hại.
Một vài điểm khác biệt:
- Gmail có giao diện đơn giản, dễ sử dụng trong khi Outlook phức tạp hơn
- Gmail chỉ tạo được 30 bí danh email trong khi Outlook tạo được đến 400
- Ở các gói cơ bản, Gmail cho 30GB dung lượng lưu trữ và dùng chung với Drive trong khi Outlook có đến 50GB dung lượng lưu trữ và 1TB OneDrive riêng
>> Có thể bạn quan tâm: Khi Tìm Kiếm Một Dịch Vụ Email Doanh Nghiệp, Bạn Mong Đợi Điều Gì?
3. Về công cụ cộng tác, Office thắng thế
Không chỉ xét về độ quen thuộc, bộ Office trong Microsoft 365 cung cấp cả bản online và offline cho web, PC và di động. Google Workspace không có các nhóm công cụ offline, bắt buộc bạn phải có internet để làm việc.
OneDrive cho bạn 1TB thoải mái sử dụng mà không phải dùng chung với email như Gmail. Nhìn chung, với nhu cầu lưu trữ cơ bản, bạn có thể sử dụng “thả ga” với Microsoft 365.
4. Về chi phí
Sau lần đổi tên này, Google Workspace cùng với Microsoft 365 đều định vị lại các gói cho 2 nhóm khách hàng là Business và Enterprise.
Các gói Business bao gồm 3 tùy chọn. Tại Việt Nam, Workspace bắt đầu với 4.2$/tháng/người dùng. Microsoft 365 khởi điểm với 2.5$/tháng/người dùng. Các gói Business đều giới hạn đăng ký tối đa 300 người dùng.
Nếu Microsoft 365 cho phép bạn đăng ký các tùy chọn hỗn hợp, ví dụ cùng lúc đăng ký cả Microsoft 365 Business và Microsoft 365 Standard thì Google lại không có tùy chọn này. Bạn chỉ có thể đăng ký một tùy chọn duy nhất cho toàn bộ tổ chức.
Đi tìm “chúa tể”
Theo đánh giá từ khách hàng thì:
- Khoảng 50% người dùng thích Google Workspace bởi độ thân thiện và dễ sử dụng, họ không cần mất thời gian để nghiên cứu.
- Khoảng 50% người dùng còn lại chọn Microsoft 365 vì tiết kiệm ngân sách hơn đồng thời có kèm bộ Office và Outlook quen thuộc.
Microsoft 365 phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên Microsoft 365 đòi hỏi bạn cần có nhân viên IT để có thể hỗ trợ sử dụng, tùy chỉnh chính sách người dùng và quản lý hệ thống tốt hơn. Yêu cầu này phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, các công cụ như Teams, SharePoint, Planner cần được đào tạo để bạn khai thác hiệu quả các tính năng của chúng.
Trong khi đó, bạn có thể triển khai Workspace nhanh chóng cho toàn bộ tổ chức lên đến vài nghìn người cũng không gặp khó khăn. Workspace cũng không đòi hỏi quá cao về chuyên môn kỹ thuật. Các hướng dẫn sử dụng dành riêng cho quản trị viên và người dùng của Workspace rất chi tiết.
Không hổ danh là 2 gã khổng lồ công nghệ, Google Workspace và Microsoft 365 dường như đã thống trị thị trường phần mềm đám mây cho doanh nghiệp, khiến các đối thủ còn lại phải miệt mài đuổi theo. Với 2 trường phái đặc trưng như chúng tôi đã chia sẻ, Google Workspace và Microsoft 365, đâu mới là “gu” của bạn?
>> Xem thêm: So sánh Google Workspace | Microsoft 365 | Zoho Workplacee
