Khám phá 10 tính năng cực mạnh từ G Suite

G Suite không chỉ là Email!

Đúng là như vậy. G Suite được Google thiết kế như một hệ sinh thái để cộng tác và làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Nó không đơn giản chỉ là Email mặc dù Email là ứng dụng quan trọng bậc nhất trong G Suite. Tôi có thể ngay lập tức kể cho bạn nghe vài thứ có thể giải quyết với G Suite như: Họp video, Chat nội bộ, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ dữ liệu…

Chi phí 6 USD/User/tháng liệu có quá đắt đỏ?

Mức phí này là đắt nếu bạn cho rằng G Suite chỉ là Email hoặc bạn chỉ dùng tính năng Email của G Suite. Nếu bạn khai thác tốt toàn bộ các tính năng của G Suite, mức phí này là rất phải chăng. Tôi có thể khẳng định và chứng minh được điều này là đúng.

Hãy lấy ví dụ đơn giản nhé, bạn thử mua một ứng dụng email giá rẻ nào đó và sau đó mua thêm các ứng dụng lưu trữ dữ liệu như BOX, Dropbox, và tích hợp thêm công cụ họp video trực tuyến Zoom hoặc mua giấy phép của Slack để làm việc nhóm, tổng chi phí có thể lên tới vài chục USD/user/tháng. Nhưng chỉ với G Suite, bạn có thể có tất cả các tính năng kể trên và thậm chí còn đáng tin cậy hơn rất nhiều.

Nếu so sánh đơn thuần G Suite với một giải pháp email tự xây dựng thì 6 USD/User/tháng của G Suite là đắt. Nhưng nếu xem xét thêm các vấn đề: Hiệu suất hoạt động, độ ổn định, chi phí đầu tư phần cứng, chi phí nuôi đội kỹ thuật vận hành, chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí tích hợp ứng dụng bên thứ ba, chi phí cơ hội khi bị gián đoạn, rủi ro bảo mật… thì Email tự xây dựng hoặc thuê từ nhà cung cấp địa phương là tốn kém hơn G Suite nhiều lần.

Nguyễn Thị Thu Hiền – Tổng giám đốc của Mat Ma Technology Co., LTD

10 tính năng cực mạnh của G Suite

1. Khai thác tính năng họp Video và Chat nội bộ với Hangouts Meet và Hangout Chat:

Hai ứng dụng này bị đa số các doanh nghiệp “bỏ quên” cho đến khi tình hình dịch bệnh Covid 19 lan rộng trên quy mô toàn cầu. Khi đó lệnh phong tỏa xã hội bị áp dụng và Hangouts Meet trở nên quan trọng hơn bao giờ hết ở môi trường doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Hangouts Meet cho phép thiết lập các cuộc họp video cho tới 100 người đồng thời để họp ở mọi nơi trên mọi thiết bị. Nó cũng cho phép phát các lớp học để đào tạo lên tới hàng nghìn người tham gia cùng lúc. Trong khi đó, Hangouts Chat là công cụ hữu hiệu để các nhóm làm việc cùng nhau và giữ kênh liên lạc tốt hơn. Nó cho phép mọi người chat theo nhóm theo thời gian thực mọi nơi. Xem thêm về Hangouts Meet và Hangouts Chat tại đây

2. Làm việc nhóm nhiều người trên cùng một File với Google Drive

Drive được thiết kế để lưu trữ đám mây và chia sẻ dữ liệu. Drive hiện tại là ứng dụng lưu trữ phổ biến nhất thế giới và rất quen thuộc với người dùng. Chắc hẳn là không cần phải nói nhiều về tính năng này, tổ chức của bạn có thể cộng tác theo nhóm trên cùng một file theo thời gian thực trên mọi thiết bị. Không cần phải mất thời gian cho việc chuyển qua lại các bản sao của dữ liệu nữa, hãy sửa trực tiếp ngay trên file và mọi người đều nhận được kết quả ngay tức khắc.

Xem ngay: các bước đăng ký email doanh nghiệp trên Google miễn phí trong 5 phút. G Suite với một số tính năng như email tên miền doanh nghiệp, lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp.

3. Chia sẻ dữ liệu lớn dễ hơn bao giờ hết

Khi muốn chia sẻ dữ liệu tới một đối tác hoặc đồng nghiệp, bạn chỉ cần chia lưu dữ liệu lên Drive, bật chia sẻ và copy địa chỉ của thư mục hoặc file muốn chia sẻ gửi cho người nhận là được. Không cần tốn thời gian chuyển qua email hay bên trung gian nữa.

>>Xem ngay: Giải pháp email doanh nghiệp chất lượng. 

4. Tạo hộp thư cộng tác nhóm với Collaborative Inbox

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn tạo một hộp thư đại diện cho một nhóm để cộng tác với khách hàng đại loại như: sales@tencongty.com hay support@mmgroup.vn…. Nó cho phép bạn tạo ra tên email nhóm và toàn bộ các thành viên trong nhóm có thể thay mặt nhóm để tương tác với khách hàng của bạn. Để làm như vậy, bạn làm theo hướng dẫn tại đây

5. Thiết lập kiểm duyệt thư trước khi gửi/nhận với nhân viên mới

Thú vị đây! Đây là tính năng rất khó kiếm trên các giải pháp email khác không phải là G Suite. Nó cho phép tổ chức của bạn kiểm duyệt để ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó.

Ví dụ: Các nhân viên mới vào cần phải có sự kiểm duyệt email để đảm bảo tuân thủ chính sách bảo mật hoặc nội quy trước khi gửi tới khách hàng. Đội giám sát hoặc người quản lý có thể cần phải thực thi chính sách kiểm duyệt một thời gian cho tới khi họ có đủ kỹ năng cần thiết. Hoặc đội pháp chế của công ty bắt buộc phải xét duyệt để đảm bảo tất cả các thông tin được tuân thủ chính sách pháp lý và bảo mật trước khi chuyển ra hoặc đến người nhận. Đây là một trong những tính năng độc đáo của email công ty.

>>Xem ngay: cách tạo email tên miền công ty trên Google với 5 phút đơn giản.

6. Lưu giữ bản sao toàn bộ email gửi/nhận trong tổ chức để lưu chứng cứ pháp lý

Lưu giữ chứng cứ pháp lý và khám phá điện tử eDiscovery chỉ có sẵn từ gói G Suite Business trở lên. Nhưng với gói G Suite Basic chúng ta có thể tạo bản sao dữ liệu của người dùng/nhóm người dùng/toàn tổ chức để chuyển về một email chỉ định nhằm lưu trữ và phục vụ rà soát pháp lý khi cần. Điều này thật sự bổ ích và cần thiết đối với những doanh nghiệp hoạt động có nhiều yếu tố liên quan tới bí quyết hoặc thông tin nhạy cảm hoặc tổ chức có nhân viên thường xuyên ra vào. Là quản trị viên cấp cao đại diện cho tổ chức, bạn có thể làm như vậy. Xem tài liệu này để có thể thực thi.

7. Khôi phục dữ liệu bị xóa khỏi thùng rác bởi người dùng

Đôi khi người dùng hoặc tổ chức của bạn có thể cần phải khôi phục lại những liệu mà người dùng đã “lỡ tay” xóa khỏi thùng rác của chính họ bao gồm email hoặc file dữ liệu quan trọng. Quản trị viên có thể khôi phục dữ liệu đã xóa trong vòng 25 ngày từ trang quản trị viên. Làm theo hướng dẫn dưới đây để xử lý khi cần thiết.

Xem ngay: Google Workspace là gì? 7+ tính năng tuyệt vời mà Google Workspace chinh phục người dùng bạn đã biết chưa?

8. Đặt chính sách bảo mật dữ liệu chia sẻ ra bên ngoài

G Suite được thiết kế để giúp tổ chức của bạn bảo mật dữ liệu, bạn có thể kiểm soát các cách thức chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài của người dùng. Có thể cho phép ai được phép chia sẻ ra ngoài và ai không được phép. Để làm điều này bạn cần tham khảo tài liệu tại đây.

9. Ngăn chặn thư gửi với một số tên miền hoặc toàn bộ bên ngoài tổ chức

Ví dụ bạn có thể cần thiết lập để: Bộ phận kế toán và tài chính thì không được phép gửi thư ra ngoài tổ chức trong khi các bộ phận còn lại thì được. Hoặc bạn cần ngăn chặn một vài tên miền nào đó không được phép tương tác qua email với tổ chức của bạn. Bạn có thể làm như vậy với G Suite. 

>>Xem thêm: Cách Đăng ký email Google tên miền Miễn phí trong 5 phút.

10. Xem lịch sử gửi nhận của Email

Tính năng này cho phép quản trị viên có thể rà lại lịch sử gửi/nhận email, nó sẽ cho bạn biết thông tin ngày giờ gửi, địa chỉ IP, phương thức gửi, tình trạng giao/nhận dữ liệu và đường đi của dữ liệu. Nó hữu ích khi muốn điều tra một lỗi nào đó liên quan tới email trong tổ chức sử dụng G Suite. Xem thêm tại đây.

Các tính năng của G Suite thật tuyệt vời phải không nào? Bạn cần lưu ý rằng, các tính năng từ số 5 đến số 10 chỉ dành cho quản trị viên G Suite mới có thể thiết lập. Thực tế G Suite còn nhiều tính năng độc đáo hơn nữa để bạn có thể khám phá và áp dụng cho tổ chức của mình. Bạn có thể nghiên cứu thêm trung tâm trợ giúp dành cho quản trị viên G Suite tại đây.

Tính năng xem lịch sử gởi nhận email cũng làm mình thích ở Zoho Mail giải pháp email toàn diện dành cho doanh nghiệp.

Hy vọng rằng những chia sẻ này có thể hữu ích với bạn. Chúng một ngày làm việc vui vẻ và hạnh phúc!

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.