Duy trì bảo mật dữ liệu sau khi nhân viên rời khỏi công ty bạn

Là quản trị viên, để đảm bảo an toàn cho tổ chức của mình thì việc duy trì bảo mật luôn đứng hàng đầu. Khi công ty có nhân viên rời khỏi, bạn cần có các biện pháp để duy trì và bảo mật các dữ liệu đó. Dưới đây là một số cách để bạn có thể duy trì bảo mật dữ liệu của mình khi nhân viên rời khỏi tổ chức.

Xóa dữ liệu của công ty khỏi thiết bị di động

Sử dụng bảng điều khiển dành cho quản trị viên để xóa dữ liệu từ thiết bị của người dùng từ xa. Bạn có thể xóa từ xa toàn bộ thiết bị hoặc chỉ xóa dữ liệu của tổ chức.
Thiết bị di động lưu trữ thông tin quan trọng và có thể cấp quyền truy cập vào tài khoản công ty của người dùng. Nếu một thiết bị bị mất hoặc người dùng rời khỏi tổ chức của bạn, bạn vẫn có thể xóa các ứng dụng và dữ liệu công ty khỏi thiết bị. Bạn có thể xóa tài khoản công ty của người dùng, hồ sơ công việc của họ hoặc tất cả dữ liệu từ thiết bị. Dù bạn chọn phương pháp nào, dữ liệu công ty vẫn có sẵn khi người dùng đăng nhập bằng máy tính, trình duyệt web hoặc thiết bị di động được ủy quyền khác.
Nếu bạn sử dụng khôi phục cài đặt gốc, hãy đảm bảo bạn có thể truy cập tài khoản quản trị viên được liên kết trước khi bạn xóa thiết bị và đặt lại thiết bị. Tài khoản phải được kích hoạt (không được khôi phục) và không bao giờ có thể bị xóa hoặc bị treo.
Bạn có thể xóa tất cả các ứng dụng và dữ liệu khỏi thiết bị hoặc chỉ một tài khoản công ty. Tóm lại là bạn nên:
Làm sạch thiết bị Nếu đó là thiết bị thuộc sở hữu của công ty hoặc cá nhân bị mất hoặc bị đánh cắp.
Xóa tài khoản công ty nếu bạn là thiết bị cá nhân và người dùng sẽ rời khỏi tổ chức của bạn.
Lưu ý là: Bạn sẽ không thể xóa tất cả các ứng dụng và dữ liệu khỏi thiết bị được quản lý di động cơ bản. Thiết bị phải được quản lý với quản lý di động nâng cao và có sử dụng chính sách thiết bị Google App (Android), cấu hình chính sách thiết bị (Apple IOS) hoặc Google Sync (Chỉ dành cho G Suite).

Nếu thiết bị không bị mất hoặc đánh cắp và bạn có quyền truy cập vào thiết bị:

  • Đảm bảo người dùng có thể truy cập vào tài khoản công ty của họ

– Nếu họ không biết mật khẩu của họ, bạn cần đặt lại mật khẩu. Làm điều này trước khi bạn làm sạch thiết bị. Nếu không thì người dùng phải đợi ít nhất 24 tiếng trước khi họ có thể đăng nhập lại vào thiết bị.
– Nếu tài khoản bị treo, bạn cần khôi phục nó.

  • Đảm bảo mọi quản trị viên có quyền truy cập vào thiết bị Android có bảo vệ khôi phục cài đặt gốc có thể đăng nhập. Các tài khoản phải được kích hoạt để quản trị viên truy cập vào thiết bị sau khi bị xóa.
    Đăng xuất và xóa tài khoản công ty trước khi bạn xóa thiết bị hoặc tài khoản.

Thu hồi quyền truy cập khôi phục mật khẩu

Xóa địa chỉ email và số điện thoại khôi phục của người dùng để họ không sử dụng tính năng khôi phục mật khẩu để truy cập tài khoản cũ của họ. Đồng thời bạn cũng thêm và thay đổi thông tin để khôi phục là địa chỉ email và số điện thoại.
Thông tin khôi phục giúp bạn quay lại tài khoản của mình và giúp giữ an toàn cho tài khoản của bạn.

Đối với số điện thoại để khôi phục, bạn có thể sử dụng để:

  • Để gửi cho bạn mã để vào tài khoản của bạn nếu bạn bị khóa
  • Để chặn ai đó sử dụng tài khoản của bạn mà không có sự cho phép của bạn
  • Để giúp bạn dễ dàng chứng minh rằng tài khoản là của bạn
  • Để cho bạn biết nếu có hoạt động đáng ngờ trên tài khoản của bạn

Đối với địa chỉ email để khôi phục, bạn có thể sử dụng để:

  • Để xác nhận tên người dùng của bạn sau khi bạn tạo một địa chỉ email
  • Để giúp bạn vào tài khoản nếu bạn quên mật khẩu hoặc không thể đăng nhập vì lý do khác
  • Để cho bạn biết nếu bạn sắp hết dung lượng lưu trữ
  • Để cho bạn biết nếu có hoạt động đáng ngờ trên tài khoản của bạn

Thay đổi mật khẩu của người dùng

Điều này có thể làm giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép vào tài khoản cũ của họ.
Khi nhân viên rời khỏi công ty bạn thì quản trị viên cần phải thay đổi mật khẩu người dùng để đảm bảo tài khoản được an toàn.

Thu hồi tất cả các mã thông báo ứng dụng OAuth 2.0

Ngoài việc thay đổi mật khẩu của người dùng thì quản trị viên cũng cần thu hồi mã thông báo OAuth 2.0 được cấp để truy cập vào một số sản phẩm. Xem lại tất cả các quyền truy cập được ủy quyền và thu hồi bất kỳ ứng dụng được ủy quyền nào khác.

Thu hồi khóa bảo mật và quyền truy cập mật khẩu ứng dụng

Thu hồi mọi khóa bảo mật hoặc mật khẩu dành riêng cho ứng dụng đã được cấp quyền truy cập vào tài khoản của người dùng.
Để xem mật khẩu dành riêng cho ứng dụng (mật khẩu ứng dụng) mà người dùng đã tạo, hãy nhấp vào Mật khẩu dành riêng cho ứng dụng.

Để xóa mật khẩu:
Nhấp vào Thùng rác > Thu hồi
Nhấp vào Xong
Nếu cần, bạn có thể yêu cầu nguwoif dùng thiết lập và xóa mật khẩu ứng dụng của riêng họ.

Xóa tài khoản người dùng

Di chuyển bất kỳ dữ liệu nào của người dùng và lưu sang tài khoản khác. Sau đó xóa hoàn toàn tài khoản gốc của họ. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo họ không thể truy cập dữ liệu của tổ chức bạn.

Chia sẽ thông tin này với:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *