Cách để xây dựng và làm việc nhóm với G Suite trong tổ chức

Làm việc nhóm là một trong những thế mạnh của bộ ứng dụng G Suite, tuy nhiên để làm việc một cách hiệu quả thì cần biết các chức năng và các cách để xây dựng nhóm một cách khách quan nhất, Sau đây là một số cách giúp bạn làm việc nhóm với ứng dụng G Suite.

Đơn giản hóa việc liên lạc và chia sẻ bằng một địa chỉ nhóm

Bạn cần chia sẻ thông tin tương tự với các thành viên trong nhóm trên toàn cầu. Bạn sẽ giao tiếp dễ dàng hơn bằng cách tạo email Nhóm cho nhóm của bạn. Sau đó thay vì gửi email cho từng người, hãy sử dụng địa chỉ và email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên, như lịch nhóm và tài liệu Drive cùng với mọi người cùng lúc.

Dự thảo và hợp tác liền mạch trong thời gian thực về các dự án nhóm

Làm việc trên các tài liệu, bài thuyết trình hoặc các dự án khác với nhóm trực tuyến của bạn. Không cần gửi email các tập tin qua lại và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Documents, Sheets và Slides để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trò chuyện trong tác phẩm và nhận được phản hồi nhằm mục tiêu bằng các comment. Thay đổi tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập các phiên bản cập nhật nhất.

Tổ chức các cuộc họp video và các sự kiện xây dựng nhóm với các thành viên nhóm từ xa

Bạn muốn xây dựng quan hệ nhân viên mạnh mẽ hơn? Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, điều quan trọng là giữ cho mọi người được kết nối. Với Hangouts Meet, thật dễ dàng để gặp gỡ các thành viên trong nhóm ở bất cứ đâu trên thế giới, bất cứ lúc nào, tất cả đều từ máy tính hoặc thiết bị di động. Tham gia một cuộc họp video để lên ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện, xậy dựng nhóm ảo và hơn thế nữa. Giờ đây, mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại hoặc mất chi phí mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp.

Phối hợp kế hoạch và lịch trình dự án

Có thể khó theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm, đặc biệt là với thời hạn thay đổi, bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối và nhiều phần có sự thay đổi. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc của nhóm bạn và theo dõi hoàn thành trong kế hoạch dự án Sheets. Các thành viên trong nhóm trên toàn cầu có thể trực tiếp cập nhật tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải xem qua các cập nhật email của mọi người. Với tất cả mọi người truy cập và cập nhật cùng một kế hoặc dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch trình thay đổi sẽ dễ dàng hơn.

Sắp xếp hợp lý với lịch nhóm

Khi một nhóm được trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, việc tổ chức ngày phù hợp với mọi người là rất khó khăn. Với Lịch, bạn có thể sắp xếp lịch của các thành viên trong nhóm để xem khi nào mọi người có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ,.. Và thật dễ dàng để lên lịch các cuộc họp hoặc sự kiện của nhóm.

Giữ tất cả mọi người trong vòng lặp với thông báo nhóm

Bạn muốn truyền đạt một thông báo nhóm quan trọng? Tìm kiếm một cách nhanh chóng để cung cấp cho tất cả mọi người một bản cập nhật cũng một lúc. Thông báo cho đồng nghiệp của bạn về thay đổi lịch trình hoặc thông tin quan trọng khác bằng cách sử dụng Nhóm và Lịch. Tạo một nhóm cho toàn bộ nhóm, sau đó thông báo cho mọi người và cập nhật bằng cách gửi lời mời, thông báo và lời nhắc đến địa chỉ nhóm.

Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên nhóm từ bất cứ nơi nào trên thế giới

Để lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn, hãy sử dụng Drive. Lưu tất cả các tệp nhóm của bạn trong một thư mục trong Drive hoặc Team Drive và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tập tin đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn các tệp mới nhất trên mọi thiết bị bất cứ lúc nào.

Tạo mỗi trang nhóm để nhân viên có thể tìm thấy thông tin mới nhất ở một nơi

Theo dõi lịch trình của nhóm, thông tin dự án, tài nguyên và nhiều thứ khác có thể tốn thời gian, đặc biệt nếu đồng nghiệp của bạn được phân phối trên toàn cầu. Xây dựng trang web, nơi mà mọi người của bạn , bất kể họ ở đâu đều có thể tìm thấy thông tin liên hệ của nhóm bạn, cập nhật dự án, lộ trình, tài sản thế chấp và các tài nguyên khác ở một nơi.

Trao quyền cho các thành viên trong nhóm với cộng đồng ảo

Khuyến khích các thành viên trong nhóm dựa trên các địa điểm khác nhau để duy trì kết nối bằng cách tạo cộng đồng Google +. Bây giờ mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các thực tiễn tốt nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.

Tạo khảo sát trực tuyến để nhận phản hồi hiệu suất hữu ích

Tìm kiếm một cách nhanh chóng để có được các thông tin về các thành viên trong nhóm của bạn. Với Biểu mẫu, bạn có thể tạo một khảo sát trực tuyến để mọi người đều có thể nhận được phản hồi hiệu suất mang tính xây dựng. Phác thảo các lĩnh vực quan trọng như hiệu suất nơi làm việc, kỹ năng giao tiếp, khả năng cộng tác,.. Với kết quả bạn đạt được, hãy lập kế hoạch cho nhu cầu đào tạo và mục tiêu phát triển của từng thành viên trong nhóm.

Chia sẽ thông tin này với:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *