10 cách sử dụng G Suite để cộng tác một cách hiệu quả

Để làm việc với G Suite một cách hiệu quả thì cần có những phương pháp phù hợp. Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn biết thêm một số cách sử dụng G Suite để làm việc với mọi người trong tổ chức một cách hiệu quả.

Sử dụng các chủ đề thông minh hơn trong email của bạn

Các nhóm Gmail gửi email với cùng một chủ đề trong chuỗi hội thoại. Làm chủ đề của bạn trở thành tiêu đề cụ thể cho tin nhắn của bạn để các thông điệp phù hợp được liên kết với nhau và dễ tìm hơn. Xem xét bao gồm các hành động trong chủ đề của bạn để nó rõ ràng những gì bạn muốn mọi người làm. Nếu chủ đề thay đổi sau đó, chỉ cần thay đổi chủ đề cho phù hợp. Bằng cách đó, bạn sẽ không có bất kỳ tin nhắn không liên quan nào được liên kết với nhau trong hộp thư đến của bạn.

Tiết kiệm thời gian với các liên kết đến chi tiết liên lạc

Gửi email và cần một cách nhanh chóng để mọi người liên lạc hoặc tìm thông tin. Khi bạn thêm địa điểm cuộc họp, địa chỉ email hoặc số điện thoại vào tin nhắn trong Gmail, họ sẽ tự động chuyển đổi thành liên kết.

Ví dụ như:

  • Nhấp địa chỉ đến địa điểm trong Google Maps
  • Nhấp vào địa chỉ email để mở thư mới
  • Nhấp vào số điện thoại để bắt đầu cuộc gọi trên thiết bị di động của bạn.

Quản lý nhiều chữ ký

Cần sử dụng chữ ký khác nhau cho email trong công ty của bạn hoặc bên ngoài. Với Gmail, bạn có thể sử dụng các phản hồi đóng hộp để tạo các chữ ký khác nhau để dễ dàng quản lý nhiều chữ ký. Lần tới khi bạn soạn email, chỉ cần chọn phản hồi đóng hộp với chữ ký bạn muốn sử dụng.

Ẩn các cuộc hội thoại email không liên quan

Có một cuộc trò chuyện không còn quan tâm bạn tiếp tục bật lên trong hộp thư đến của bạn. Bạn có thể tắt tiếng các cuộc hội thoại trong Gmail để họ bỏ qua hộp thư đến của bạn và được lưu trữ tự động. Nếu một tin nhắn mới trong cuộc trò chuyện được gửi đến bạn và không có ai khác, hoặc nếu bạn được thêm vào trường To hoặc Cc trong một tin nhắn mới, thì cuộc hội thoại sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn. Bây giờ, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào các email quan trọng để làm việc hiệu quả hơn.

Thảo luận qua video hoặc trò chuyện thay vì email

Nếu một chuỗi email đang trở nên dài hoặc gây khó hiểu, thay vào đó bạn có thể nói chuyện trực tiếp. Bạn sẽ có cuộc thảo luận trực tiếp với bất kỳ ai và bất cứ đâu với cuộc họp Hangouts để bắt đầu cuộc họp video. Hoặc nếu bạn chỉ cần một câu trả lời nhanh có hoặc không, hãy sử dụng trò chuyện với Hangouts chat.

Chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực

Không bao giờ bỏ lỡ một phút trong cuộc họp tiếp theo của bạn. Cộng tác trong thời gian thực bằng Hangouts chat. Với trò chuyện, các cuộc hội thoại được sắp xếp thành các chuỗi hội thoại khác nhau trong phòng, vì vậy bạn và nhóm của bạn có thể thảo luận nhiều chủ đề cùng một lúc. Trò chuyện với đồng nghiệp của bạn, chia sẻ tệp và các tài nguyên trực tuyến khác và làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm.

Lên lịch một cuộc họp với người nhận email ngay từ hộp thư đến của bạn

Nếu trò chuyện email của bạn trở nên có nhiều người tham gia, một cuộc họp có thể là một cách hiệu quả hơn để hoàn thành cuộc thảo luận. Với Gmail, bạn có thể lên lịch một cuộc họp ngay từ hộp thư đến của mình. Sự kiện này tự động chứa chủ đề email là tiêu đề của nó, các thông báo từ email dưới dạng mô tả và những người trong chuỗi email là người tham dự.

Dễ dàng hoàn tác tin nhắn đã gửi

Khi soạn tin nhắn bạn thường có những lỗi đánh máy trong email của bạn hoặc quên thêm một người nhận. Hoặc bạn chưa soạn xong nhưng lỡ nhấn gửi. Bạn có thể lấy lại tin nhắn bạn vừa gửi tối đa 30 giây sau bằng cách bật tính năng Gmail hoàn tác gửi.

Đính kèm các mục thảo luận vào email

Bạn muốn giải thích thêm về những điều bạn không thể bắt gặp trong một email? Thêm tệp đính kèm vào tin nhắn của bạn. Với Gmail, bạn có thể đính kèm tệp có kích thước tối đa 25MB. Để thêm tệp lên tới 30GB, chẳng hạn như video và tệp thiết kế, hãy chèn tệp Drive thay vì tệp đính kèm.

Tiết kiệm thời gian với Nhóm tin nhắn lớn sử dụng chỉ một địa chỉ email

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người về một dự án hoặc chủ đề, hãy tiết kiệm thời gian của mình bằng cách sử dụng Nhóm để tạo một nhóm. Sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi thông tin hoặc chia sẻ tệp với mọi người cùng một lúc. Bây giờ, nhanh hơn và dễ dàng hơn để giữ cho tất cả những người phù hợp được cập nhật.

Chia sẽ thông tin này với:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *